Роман Кравцов - Домашний компьютер Страница 21

12. Чтобы заменить его на 17 %, щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word выполнит замену и автоматически отыщет следующий фрагмент 15 %.

13. Если какой-то из найденных фрагментов нужно оставить без изменения, просто щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).

14. Если вы уверены, что нужно заменить абсолютно все вхождения текста 15 % на 17 %, щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). Будьте внимательны, после этого в тексте не останется ни одного фрагмента 15 %.

Вид окна диалога замены, так же как и элементы окна поиска, варьируется от приложения к приложению, но основные его инструменты работают одинаково во всех программах.

Операции вырезания, копирования и вставки, доступные в любом приложении Office, равно как и практически в любой другой программе Windows, позволяют переносить и дублировать блоки документов с помощью буферов обмена Office ХР и Windows.

Операции вырезания, копирования и вставки используются настолько часто, что разработчики программ Office предоставили сразу несколько способов выполнения этих команд.

1. Запустите Word и откройте документ

2. Выделите текст (рис. 3.46).

3. Выберите в меню Правка (Edit) команду Вырезать (Cut). Выделенный текст исчезнет. Но не беспокойтесь, он не пропал навсегда, а переместился в буфер обмена, откуда его можно вставить в любое место документа и даже в окно другого приложения.

4. Щелчком переместите курсор правее таблицы и нажмите клавишу Enter.

5. В панели инструментов Стандартная (Standard) щелкните на кнопке Вставить (Paste). Вырезанный фрагмент появится ниже таблицы (рис. 3.47).

6. Выделите весь текст, протащив указатель мыши слева от него (рис. 3.47).

7. Щелкните на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Копировать (Сору). Вид документа не изменится, однако выделенный блок попадет в буфер обмена.

8. Запустите Outlook и щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов. Откроется окно нового сообщения.

9. Щелкните в текстовой области сообщения.

10. Щелкните на кнопке Вставка (Insert) панели инструментов Стандартная (Standard) приложения. Текст, скопированный из документа Word, будет вставлен в сообщение Outlook, как показано на рисунке 3.48. Теперь документ, подготовленный в Word, можно отправить адресату по электронной почте.

Таким образом, приложения Office поддерживают четыре способа вырезания, вставки и копирования фрагментов. Соответствующие команды имеются в меню Правка (Edit) и в контекстном меню. Кнопки команд редактирования содержания всегда можно найти на панели инструментов Стандартная (Standard). Кроме того, те же команды можно выполнить нажатием следующих клавиатурных комбинаций:

• вырезать – Ctrl+X или Shift+Delete;

• копировать – Ctrl+C или Ctrl+ Insert;

• вставить – CtrL+V или Shift+Insert.

Примечание

Начиная с версии Office ХР, Microsoft предоставляет пользователю расширенный буфер обмена, способный одновременно вместить до 24 фрагментов.

Буфер обмена оформлен в виде окна, встроенного в область задач. Чтобы использовать его возможности, выполните следующие шаги:

1. Переключитесь в документ Word, открытый в предыдущем разделе, выделите первую строку и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Выделенный текст скопируется в буфер обмена.

2. В окне документа справа в области задач появится окно буфера обмена (рис. 3.49), в котором вы увидите скопированный фрагмент.

Рис. 3.49

3. Выделите вторую строку текста и щелкните на кнопке Копировать (Сору) панели инструментов приложения. Выделенный фрагмент будет помещен в окне буфера обмена над первым фрагментом.

4. Запустите Microsoft Excel и введите в первые несколько ячеек числа в соответствии с рисунком 3.50. Выполните команду Правка > Буфер обмена (Edit > Clipboard). В открывшемся в области задач окне буфера будут присутствовать фрагменты, скопированные из документа Word.

5. Щелкните на кнопке Start (Пуск) и выберите команду Программы > Стандартные > Блокнот (Programs > Accessories > Notepad).

6. В окне Блокнота введите текст Заголовок электронной таблицы.

7. Выделите слово таблицы и выберите команду Правка > Копировать (Edit > Сору).

8. Выберите команду Правка > Выделить все (Edit > Select All), а затем нажмите клавиши Ctrl+X.

Эти операции должны были поместить в стандартный буфер обмена Windows сначала слово таблицы, а затем вырезать в него всю строку Заголовок электронной таблицы, заменив при этом предыдущее содержимое буфера. Что же произошло с буфером Office?

Примечание

Не спешите радоваться. К сожалению, вставлять фрагменты из буфера Office можно только в приложения Office, но не в другие программы Windows. Поэтому возможность хранения в буфере Office нескольких: фрагментов из других программ Windows полезна только в тех случаях, когда планируетсяразмегцать эти фрагменты в документах Office.

10. В окне Excel щелкните в ячейке ВЗ и нажмите клавиши Ctrl+Insert. Панель буфера обмена расширится, содержимое ячейки ВЗ появится в верхней строке буфера обмена.

11. Щелкните в ячейке В4.

12. Нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке Е6.

13. Щелкните на кнопке Копировать (Сору) панели инструментов Стандартная (Standard). Теперь буфер обмена выглядит так, как показано на рисунке 3.50. Мы научились копировать и вырезать фрагменты в буфер обмена Office. Но это только полдела. Как же перенести данные обратно из буфера обмена в документ Office?

14. Щелкните в электронной таблице в ячейке А1.

15. В панели буфера обмена щелкните на четвертом значке. Надпись, вырезанная из блокнота, появится в Excel. Таким образом, чтобы вставить фрагмент из буфера обмена в точку курсора документа Office, достаточно просто щелкнуть на значке нужного фрагмента. Обратите внимание на значок вставки, появившийся рядом со вставленным фагментом. Если вы задержите указатель мыши на этом значке, то в раскрывающемся списке можете выбрать один из предлагаемых параметров вставки: Сохранить форматы оригинала (Keep Source Formatting) или Использовать форматы конечных ячеек (Match Destination Formatting).

16. Если вы ошиблись и вставили не тот фрагмент, просто нажмите клавиши Ctrl+Z. Все вернется к прежнему состоянию, и операцию вставки можно будет повторить. Нажатие клавиш Ctrl+Z, выполнение команды Правка > Отменить (Edit > Undo) или щелчок на кнопке Отменить (Undo) панели инструментов Стандартная (Standard) приводят к отмене последней операции. Приложения Office поддерживают многоуровневую отмену, поэтому, нажимая Ctrl+Z, можно вернуться назад на несколько шагов.

17. Переключитесь в Word.

18. Выделите в документе надпись Геркулес и нажмите клавиши Ctrl+C.

19. Скопируйте в буфер обмена еще семнадцать фрагментов из Word и Excel. Теперь заняты все ячейки буфера обмена. Что же произойдет, если скопировать еще один фрагмент? Попробуйте сделать это. Данная операция приведет к удалению из буфера обмена первого, самого старого фрагмента.

20. Переключитесь в окно Word и щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard). Откроется новый документ.

21. В окне буфера обмена щелкните на пункте Вставить все (Paste All). Содержимое всех ячеек будет вставлено в документ Word последовательно друг за другом.

22. Если данные буфера обмена устарели, щелкните на пункте Очистить все (Clear All) в верхней части окна буфера обмена. Все фрагменты будут удалены из буфера. Отдельный фрагмент может быть удален из буфера выбором команды Удалить (Delete) в раскрывающемся списке, который появляется, если щелкнуть на маленьком треугольнике справа от соответствующего фрагмента. Указанная операция очищает и буфер обмена Windows.

Осталось разобраться с тем, как буфер обмена Office взаимодействует с буфером обмена Windows. Запомните два следующих правила. Если последней выполнялась команда вырезания или копирования, в буфер Windows запишется объект, вырезанный или скопированный этой операцией. Если последней выполнялась операция вставки не последнего фрагмента буфера обмена Office, то этот фрагмент оказывается в буфере обмена Windows.

Справочная система

В Microsoft Office реализовано несколько способов получения справочной информации. Они одинаковы для всех приложений Office. Справочная система позволяет быстро разрешить возникшие проблемы. Ею можно пользоваться и как учебником, и как справочником. Ниже представлен список основных ее компонентов.