Роман Кравцов - Домашний компьютер Страница 22

Справочная система

В Microsoft Office реализовано несколько способов получения справочной информации. Они одинаковы для всех приложений Office. Справочная система позволяет быстро разрешить возникшие проблемы. Ею можно пользоваться и как учебником, и как справочником. Ниже представлен список основных ее компонентов.

• Помощник по Office – интерактивный инструмент, позволяющий вводить вопросы и выбирать ответ из списка тем, близких к сути заданного вопроса. Часто Помощник по Office пытается сам понять источник возникших трудностей и периодически предлагает пользователю полезные подсказки.

• Окно справочной системы – база данных с возможностями поиска информации по названию темы или по ключевому слову.

• Что это такое? – инструмент, позволяющий указать элемент окна диалога и получить краткое описание назначения выбранного объекта.

• Microsoft на Web – система поиска справочной информации на web-страницах компании Microsoft.

Сейчас вам предлагается изучить три локальных компонента справочной системы. Давайте посмотрим, что скажет эта справочная система Office о новом буфере обмена.

1. Запустите Microsoft Access и откройте ту базу данных, которая уже использовалась ранее. Если пакет Office ХР был установлен стандартным образом, то вы наверняка уже встречались с Помощником по Office, который обычно появляется в правом нижнем углу окна.

2. Если Помощника нет, щелкните в панели инструментов на кнопке Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help) или на аналогичной кнопке в любой другой программе Office. В правом нижнем углу появится забавная фигурка Помощника по Office, которая сразу предложит вам список советов и откроет доступ к полю ввода вопросов, как показано на рисунке 3.51. Если Помощник уже присутствует на экране, то для открытия того же самого списка советов достаточно щелкнуть на фигурке Помощника, на указанной выше кнопке панели инструментов или нажать клавишу F1.

Рис. 3.51

3. Иногда Помощник бывает достаточно назойлив. Если вы не нуждаетесь в частых советах, щелкните на фигурке Помощника правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Параметры (Options). Откроется окно диалога, позволяющее настроить поведение Помощника (рис. 3.52).

Примечание

Чтобы совсем убрать Помощника, выберите в контекстном меню Помощника команду Скрыть (Hide).

4. В окне параметров Помощника так же, как и в любом другом окне диалога, можно воспользоваться контекстной справкой, объясняющей назначение элементов окна. Для этого щелкните на кнопке с вопросительным знаком, расположенной в правой части заголовка окна. Рядом со стрелкой указателя-мыши появится большой вопросительный знак.

5. Щелкните на любом переключателе, поле или другом элементе окна диалога. Появится всплывающая подсказка с кратким описанием выбранного элемента интерфейса.

6. Щелчком на кнопке ОК закройте окно параметров.

7. Щелкните на фигурке Помощника, введите в поле вопроса слова Буфер обмена (Clipboard) и нажмите клавишу Найти (Find). Помощник покажет список тем, связанных с введенным ключевым словом. (Работая с английской версией Office, нужно вводить вопросы и ключевые слова на английском языке. В русской версии, естественно, нужно будет пользоваться русским языком.)

8. Найдите тему, наиболее точно соответствующую вашему вопросу, и щелкните на ней. Обратите внимание на стрелку См. далее (See more). Она позволяет вывести продолжение списка тем, например «Копирование и вставка нескольких объектов». Откроется окно справочной системы. Навигация по страницам этой базы данных подобна поиску информации в Интернете. Чтобы найти нужную справку, следует щелкать на гиперссылках (подчеркнутых фрагментах текста) и внимательно читать текст очередной страницы. Рано или поздно вы отыщете ответ на свой вопрос.

9. Если вас постигла неудача и найти нужную информацию не удалось, не отчаивайтесь. Щелкните в панели инструментов окна справочной системы на кнопке Показать (Show). Окно увеличится, в нем появится дополнительная область.

Ниже дано описание трех вкладок окна справочной системы.

• Содержание (Contents) – содержит оглавление справочной системы Office в виде иерархического дерева папок, перемещаясь по которому можно добраться до любой страницы справочной системы.

• Мастер ответов (Answer Wizard) – позволяет ввести вопрос и отыскать страницы справочной системы, в той или иной мере раскрывающие тему вопроса.

• Указатель (Index) – предлагает ввести или выбрать в списке ключевое слово, после чего щелчок на кнопке Найти (Search) инициирует вывод списка страниц справочной системы, содержащих выбранное слово. Щелчок на названии страницы выводит соответствующую информацию в правую панель окна справочной системы.

Примечание

В приложениях Microsoft Office ХР нет необходимости вызывать справочную систему, чтобы воспользоваться мастером ответов. В правой части строки меню окна приложения имеется Окно вопроса. Введите туда интересующий вас вопрос и нажмите клавишу Enter. Вы увидите перечень пунктов Справки, имеющих отношение к данной теме.

MS Word

Создание и разметка документа

Современную жизнь нельзя представить без обилия текстовых документов в бумажном и электронном виде.

Microsoft Word – один из лучших текстовых редакторов. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, формулы и графики, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати и даже верстать целые книги. Дополнительные модули Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных.

Сегодня формат документов Word стал общепризнанным. Вы можете отправить такой документ по электронной почте в любую точку земного шара, и практически везде его смогут прочесть.

В предыдущем разделе вы научились создавать и открывать простейшие документы Word. Сейчас пришло время познакомиться с шаблонами и мастерами, генерирующими стандартное содержание и общее оформление документов. Наличие такого предварительно настроенного документа облегчает процесс ввода конкретного текста.

Шаблоны

Шаблоны можно рассматривать как обычные документы Word, в которых кроме текста и списка стилей хранится информация о конфигурации панелей инструментов, макросы и параметры, определяющие вид документа и поведение программы. Шаблоны очень удобны, когда ряд документов требуется оформить в одинаковом стиле. Однажды настроив шаблон, вы создаете на его основе несколько файлов, которые наследуют имеющиеся в шаблоне текст и объекты, стили и оформление, макросы и параметры интерфейса Word. Вспомните, что ранее мы уже пользовались стандартными шаблонами Office, теперь давайте создадим свой собственный шаблон.

1. Создайте новый документ. Введите надпись Геркулес и создайте горизонтальную линию

2. Выберите команду Файл > Сохранить как (File > Save As). Откроется окно диалога Сохранение документа (Save As) (рис. 3.53).

Рис. 3.53

3. В раскрывающемся списке Тип файла (Save As Type) выберите пункт Шаблон документа (Document Template).

4. В левой панели окна сохранения файла щелкните на кнопке Мои документы (My Documents).

5. В панели инструментов щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder).

6. В открывшемся окне диалога введите текст Шаблоны.

7. Щелкните на кнопке ОК.

8. В поле Имя файла (File Name) введите Неге.

9. Щелкните на кнопке Сохранить (Save).

10. Выберите команду Файл > Закрыть (File > Close), чтобы закрыть окно шаблона. Теперь у вас есть шаблон с заголовком Геркулес, сохраненный в специальной папке.

11. Чтобы указать программе Word, где следует искать шаблоны пользователя, выберите команду Сервис > Параметры (Tools > Options).

12. Щелкните в открывшемся окне диалога на вкладке Расположение (File Locations). На этой вкладке, показанной на рисунке 3.54, хранится информация об именах некоторых специальных папок, в том числе и имя папки шаблонов пользователя.

13. Щелкните на строчке Шаблоны пользователя (User Templates).

14. Затем щелкните на кнопке Изменить (Modify). Откроется окно диалога, которое очень похоже на окно сохранения файлов, но предназначено для выбора папки.

15. Щелкните в левой панели этого окна на кнопке Мои документы (My Documents), затем в основной области окна диалога дважды щелкните на недавно созданной папке Шаблоны.

16. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь на вкладку Расположение (File Locations), но теперь в строке Шаблоны пользователя (User Templates) указана правильная папка.

17. Снова щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно параметров.

18. Теперь попробуйте создать на базе построенного шаблона новый документ. Выберите команду Файл > Создать (File > New). В правой стороне экрана появляется окно Создание документа (New Document) области задач. В разделе Создание с помощью шаблона (New from Template) перечислены недавно используемые шаблоны и ряд стандартных шаблонов. Щелкните на значке Общие шаблоны (General Templates). Значок шаблона Неге появился в окне диалога Шаблоны (Templates) (рис. 3.55). Сюда кроме стандартных шаблонов выводятся значки всех файлов с расширением dot, записанных в папку с шаблонами пользователя.