Алексей Гладкий - Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно Страница 4

Периодичность подведения итогов, в принципе, каждый человек определяет для себя самостоятельно. Тем не менее, рекомендуется подводить итоги после каждого пройденного дня и после каждой пройденной недели.

В процессе подведения итогов анализируется, насколько точно решенные задачи (дела, мероприятия, встречи и т.п.) соответствовали составленному ранее плану. В случае отклонений необходимо выяснить их причины и сделать соответствующие выводы. Например, если какое-то важное мероприятие сорвалось по причине возникновения форс-мажорных обстоятельств (пробка на дороге, и т.п.), то есть смысл задуматься над тем, чтобы перед наиболее важными делами оставлять больше времени «для маневра». Если же важная встреча была отменена по причине того, что вы ее утром проспали – видимо, вам нужно уделять больше времени для отдыха и восстановления сил.

Нерешенные задачи (невыполненные дела и т.д.), если они еще актуальны, следует перенести на более поздний срок.

В процессе подведения итогов следует анализировать не только полноту выполнения поставленных задач, но и своевременность их выполнения. Если ваш рабочий день должен заканчиваться в 18-00, а вы его заканчиваете в 22-00, то ваш тайм-менеджмент не имеет никакого смысла.

Зачем нужен тайм-менеджмент?

Действительно – а зачем он нужен, этот непонятный тайм-менеджмент? Жили без него столько времени – дальше, что ли, не проживем? Да на тайм-менеджмент столько времени нужно потратить, что ни на что другое просто не останется.

Да, можно, конечно, сказать и так. Но только в этом случае не стоит жаловаться на постоянную нехватку времени, на то, что половину дел вы делать не успеваете ни на работе (начальство уже косо смотрит), ни дома (шкаф уже полгода не починен, дача не достроена, дети растут сами по себе). Ведь тайм-менеджмент как раз и предназначен для того, чтобы помочь вам навести порядок в своих делах (неважно – на работе, дома или еще где-то), а нередко – и разобраться в самом себе.

Современные методики тайм-менеджмента позволяют в короткие сроки поднять организацию своего времени на качественно новый уровень. Это может показаться невероятным, но многолетние исследования показывают: человек, который умеет планировать и организовывать свое время, успевает делать чуть ли не в два раза больше, чем до того, как он начал заниматься тайм-менеджментом, причем – практически при тех же затратах энергии (т.е. уставая не больше, чем до этого).

Основные задачи тайм-менеджмента можно сформулировать следующим образом.

♦ Повышение эффективности своей деятельности.

♦ Контроль того, что вы делаете и когда вы это делаете.

♦ Анализ ежедневного распорядка своих дел и принятие мер по его оптимизации.

♦ Изучение и совершенствование техники использования своего времени.

♦ Умение избавляться от неэффективных в плане использования времени видов деятельности.

♦ Рациональное планирование времени, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящее время и в требуемые сроки.

♦ Грамотная организация не только рабочего, но также и личного времени, что позволяет регулярно выделять необходимое время для отдыха.

Помимо перечисленных, с помощью тайм-менеджмента можно решать и другие задачи, возникновение которых обусловлено особенностями жизнедеятельности конкретного человека.

С чего же начать?

Итак, вы решили, что больше в режиме постоянного аврала жить нельзя – иначе в скором времени можно превратиться в какого-то биоробота, который никогда ничего не успевает и вечно везде опаздывает. Настало время, наконец, немного приостановиться и навести порядок в своих делах, построить четкую систему тайм-менеджмента и строго придерживаться этой системы в дальнейшем. С чего же начинать?

Ответ на этот вопрос прост и лаконичен – начинать в первую очередь нужно с себя. Самое основное и сложное – это изменить свой образ мышления, в некотором роде – даже свое мировоззрение. Следует четко уяснить, что с настоящего момента вся ваша деятельность должна быть ориентирована на соблюдение системы учета и контроля своего времени. И здесь мы опять отметим то, о чем уже говорилось выше, в разделе «Управление эмоциями и работоспособностью»: чтобы заниматься тайм-менеджментом, необходимо достичь определенного уровня самоорганизации и самодисциплины. Несмотря на то, что в настоящее время имеется большое количество методик и программных продуктов (о некоторых из них речь пойдет ниже, в соответствующих разделах книги), ориентированных на оптимизацию и автоматизацию процессов тайм-менеджмента, вначале нужно поработать над собой, а уж затем обращаться к ним.

Для того чтобы приступить к планированию и организации своего времени, нужно провести небольшую подготовительную работу. Смысл ее заключается в том, чтобы выяснить, какое количество времени требует у вас каждый вид деятельности. Для этого необходимо в течение некоторого периода времени вести хронометраж своей деятельности, т.е. фиксировать, что, когда и в течение какого количества времени вы делаете. В большинстве случаев для получения объективной картины достаточно двух недель: если вести хронометраж, например, неделю, то этого может оказаться недостаточно; если же фиксировать все свои дела в течение месяца, то это может быть слишком утомительно.

СОВЕТ

Желательно чтобы период, в течение которого вы планируете вести хронометраж своей деятельности, был стандартным. Иначе говоря, делать это во время отпуска не имеет смысла – ведь отпускной период по содержанию кардинально отличается от нашего обычного ритма жизни.

Фиксировать необходимо даже самые незначительные, на первый взгляд, события; не следует забывать про досуг, хобби, оздоровительные мероприятия, и т.д. Это впоследствии поможет получить наглядную картину того, сколько времени уходит на каждый вид деятельности, благодаря чему можно будет решить – от чего желательно отказаться и как в целом спланировать и организовать свое время.

Обычно хронометраж событий ведется в виде краткого информационного дневника, имеющего произвольную форму. В этом дневнике фиксируются все события дня с указанием точного времени их начала (время окончания специально указывать не надо – начало следующего события автоматически означает окончание предыдущего). Пример такого дневника приведен ниже.

♦ 7.30 – подъем.

♦ 7.35 – душ, одевание, утренний туалет.

♦ 7.55 – приготовление завтрака.

♦ 8.05 – завтрак.

♦ 8.25 – утренняя сигарета.

♦ 8.30 – выход из дома на работу.

♦ 9.00 – приход на работу.

♦ 9.05 – просмотр электронной почты.

♦ и т.д.

При ведении дневника не следует упускать события, на которые в повседневной жизни мы практически не обращаем внимания, например: перекуры и кофе-паузы на работе, телефонные звонки, ожидание перед началом совещания, и т.д.

Еще один способ учета своего времени – это ведение так называемого баланса времени. Смысл этой системы заключается в том, что из общего количества часов недели вычитается время, затраченное на те либо иные мероприятия, и после каждого вычитания выводится остаток неизрасходованных часов.

ПРИМЕЧАНИЕ

В состав недели с учетом выходных дней входит 168 часов (в сутках – 24 часа, в неделе – 7 суток).

Неотъемлемой частью баланса времени является его статья. Статья баланса – это название мероприятия, события, действия и т.д., на которое тратится определенное количество времени. Примеры статей баланса времени: Работа, Сон, Прием пищи, и т.д.

Пример баланса времени за неделю показан на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Пример баланса времени

В этом балансе показаны основные статьи расхода времени, которые наверняка будут присутствовать у большинства наших соотечественников. Что же показывает наш баланс?

А показывает он хроническую нехватку времени. Говоря бухгалтерским языком, «баланс не сходится». Оказывается, для выполнения всех наших дел за неделю нам не хватает имеющихся в ней часов!

Но как же такое может случиться? Как можно израсходовать больше часов, чем есть в неделе? Ведь это только в фантастике можно замедлять время, но мы-то живем в реальном мире, где такое в принципе невозможно.

Секрет заключается в том, что многие наши дела накладываются друг на друга, и выполняются одновременно. Например, заниматься спортом и посещать развлекательные мероприятия можно вместе с семьей, и тогда время по статьям Отдых в кругу семьи и Хобби, спорт, развлечения будет расходоваться не по отдельности, а одновременно. Аналогичным образом Шоппинг можно совместить с Личными и домашними делами, и т.д.

Однако на практике бывает так, что приходится совмещать, казалось бы, совершенно несовместимые виды деятельности, либо вообще отказываться от выполнения тех либо иных дел, событий или мероприятий. Например, на работе мы проверяем личную электронную почту и читаем газеты в Интернете, потому что в другое время не успеваем этого сделать; в результате не хватает времени на выполнение служебных обязанностей – приходится задерживаться после работы.