Алексей Гладкий - Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно Страница 7

♦ Заранее нужно подготовить текст сообщения, который вы оставите принявшему звонок абоненту в том случае, если нужный вам человек в данный момент отсутствует.

♦ Перед разговором нужно четко сформулировать, что именно вы хотите сказать собеседнику (хотя бы в начале разговора).

♦ Информация, которая может понадобиться в разговоре (документы, выписки, протоколы, и т.п.), должна быть под рукой.

♦ Приготовьте и положите рядом чистый лист бумаги и ручку – возможно, в процессе разговора нужно будет срочно что-то зафиксировать.

♦ Имейте в виду, что момент для звонка должен быть удобен не только вам, но и собеседнику.

♦ Визуально попытайтесь представить собеседника.

Если вам предстоит обсудить с собеседником не один, а несколько вопросов, то перед началом разговора напишите их на бумаге в порядке значимости и держите этот список перед собой, отмечая по ходу разговора обсужденные вопросы.

Завершая тему умения вести телефонные переговоры, важно отметить еще один нюанс. Задумывались ли вы о том, насколько удобно расположен телефонный аппарат, которым вы пользуетесь? Не нужно ли к нему бежать в другой конец кабинета? Или, чтобы дотянуться до него, вам приходится зависать над рабочим столом соседа? А может, вы снимаете трубку правой рукой, но при разговоре прижимаете ее к левому уху (или наоборот)? Не путаетесь ли вы в телефонном шнуре?

Если вы ответили утвердительно хотя бы на один из перечисленных вопросов – значит, вам необходимо переставить телефонный аппарат так, чтобы при разговоре вы не испытывали ни малейшего дискомфорта.

Постоянное «дергание» со стороны коллег по работе

Истории известен лишь один человек, который спокойно относился к постоянному «дерганью» со стороны коллег по работе – это незабвенный Александр Иванович Корейко. Как известно, к нему в любое время рабочего дня мог обратиться любой коллега, с просьбой умножить в уме пару многозначных чисел. Любезный Александр Иванович с легкостью исполнял эту просьбу, нисколько при этом не раздражаясь.

Однако большинству из нас не нравится, когда кто-то из коллег постоянно отвлекает от работы своими «неотложными» вопросами. Во-первых, это отвлекает от решения текущих задач и мешает сосредоточиться. Во-вторых, для того, чтобы отреагировать на заданный вопрос, нужно какое-то время. В-третьих, вопросы, задаваемые коллегами, в большинстве случаев кажутся нам какой-то мелочью по сравнению с собственными актуальными задачами.

Как же бороться с этим проявлением?

Лучшее решение данной проблемы – это выработать свой график работы и жестко поставить себя в коллективе, заставив коллег ориентироваться на этот график. В этом графике обязательно должно быть предусмотрено время для решения рабочих вопросов с коллегами. Продолжительность этого времени зависит от специфики вашей работы: например, бухгалтеру по расчетам или по заработной плате, скорее всего, необходимо каждый день выделять хотя бы по часу для решения вопросов с сотрудниками, а начальнику торгового отдела может быть достаточно для этого двух раз в неделю по полтора часа. В другое время – извините: я занят, у меня текущие дела, и я требую меня не отвлекать.

Свой рабочий график рекомендуется согласовать с руководством (преимущества такого согласования – такие же, как и при согласовании графика телефонных звонков; они рассмотрены выше, в подразделе «Бесконечные телефонные звонки»).

Однако при составлении рабочего графика необходимо проявить уважение к коллегам и обращать внимание на то, чтобы выделенное для общения с ними время было удобно каждому сотруднику; если же это невозможно, следует принять меры для разрешения ситуации. Например, если вы знаете, что один из ваших коллег каждый день должен присутствовать на объекте с 10-00 до 11-00, то нужно таким образом выделить время для решения вопросов с коллегами, чтобы у него была возможность пообщаться с вами. Если же это невозможно, то необходимо предусмотреть в рабочем графике время для общения персонально с этим сотрудником.

Очень важно уметь сказать твердое «нет» коллегам по работе. К сожалению, очень многие люди не умеют этого делать: один – по причине мягкости характера, другой – чтобы не выглядеть «белой вороной» в коллективе, третий боится, что в аналогичной ситуации ему ответят отказом, и т.д., а четвертый – все вместе взятое, и еще что-нибудь.

В первую очередь необходимо усвоить самому и дать понять коллегам, что они должны УВАЖАТЬ то, чем вы занимаетесь в данный момент. Никто лучше вас не знает, можете вы в данный момент (или – в ближайшее время) отвлечься от основной работы, чтобы помочь кому-то из коллег, или это нереально – например, по причине чрезмерной загруженности, либо из-за срочной работы, и т.п. Это очень важный нюанс. Если вы не сумеете этого сделать – велика вероятность того, что через некоторое время на вас будут «ездить» все, кому не лень. Уважайте себя и свою работу, и решительно заставьте это делать других.

Говоря «нет», необходимо это делать уважительно по отношению к человеку, которому вы отказываете, но в то же время – решительно и твердо. Ни оттенком голоса, ни жестом вы не должны показывать даже тени смущения или чувства вины из-за того, что приходится отказать коллеге.

Иногда возникают ситуации, когда целесообразно ответить отказом даже своему начальству. Разумеется, при этом нужно проявить больше такта, чем при отказе подчиненным или равным по должности коллегам. Очень важно показать начальнику то, что в принципе вы готовы выполнить его просьбу. Но при этом обязательно нужно упомянуть, что вам нужно время для того, чтобы оценить, сможете ли вы выполнить это поручение без ущерба для основной работы.

Если вы видите, что новое поручение не создает помех для выполнения обычных обязанностей, то следует взяться за него незамедлительно. В противном случае следует предоставить начальнику расчет вашего относительно свободного рабочего времени, которое вы можете посвятить выполнению внепланового поручения без ущерба для основной работы. При этом рекомендуется подготовить встречное предложение по поводу выполнения поручения: например, можно предложить отодвинуть сроки завершения основной работы, или предложить свой срок выполнения поручения. Кроме этого, можно предложить взять себе в помощники одного или несколько сотрудников, а в последнем случае – еще и организовать их работу. В конце концов, начальник будет либо вынужден принять одно из ваших предложений, либо (что скорее всего) просто перепоручит выполнение задания какому-нибудь другому сотруднику.

Торговые агенты и прочие личности с сомнительными предложениями

Наверное, во всей России невозможно найти офисного работника, который не сталкивался бы с проблемой постоянного нашествия торговых агентов, коммивояжеров, так называемых «представителей крупнейших корпораций» и т.д. Иногда в течение всего рабочего дня они появляются один за другим, постоянно отвлекая от работы и вызывая у вас естественное раздражение человека, понапрасну теряющего время на выслушивание всякой ерунды.

Что они только не предлагают! Пищевые добавки («поедая наши добавки, вы доживете до ста лет, а ежели помрете в 99 – мы вам выплатим неустойку»), косметику женскую, мужскую и автомобильную («жена, муж и их автомобиль будут выглядеть одинаково прекрасно!»), книги для детей и взрослых, супер-электробритвы, чудо-зонтики, идеальная посуда (которая чуть ли не сама в магазин за продуктами бегает), компакт-диски («только для вас – лицензионные компакт-диски по цене пиратских!»), и т.д., и т.п. И все это счастье – только сегодня по цене «намного ниже рыночной», эксклюзивного качества, «спешите приобрести – осталось всего пару штук», «у нас акция», и т.д.

Если выслушивать весь этот бред полностью, то на каждого такого «благодетеля» придется потратить от 15 до 30 минут рабочего времени. Не этого ли времени нам постоянно не хватает, например, на телефонные переговоры, либо – на решение деловых вопросов с коллегами, либо для завершения работы над отчетом, который необходимо было сделать два дня назад?

Можно ли каким-то образом бороться с нашествием этих доморощенных «бизнесменов»? Можно, и несколько наиболее действенных способов борьбы с ними приведено ниже.

Один из таких способов – строгая вывеска на дверях вашего отдела. Причем стандартные объявления вроде «Торговым агентам и распространителям вход строго запрещен» уже не всегда помогают – их зачастую просто нагло игнорируют. Лучше составить объявление нейтрально – например, «Посторонним вход строго запрещен» или «Вход только по предъявлению паспорта», и т.п.

Еще более действенным будет объявление, при составлении которого проявлена здоровая фантазия. Вот несколько примеров подобных объявлений: «Не входить, идет операция!», «Майор ФСБ Иванов П.И.», «Федеральная служба безопасности. Отдел по борьбе с незаконной торговлей», «Налоговая полиция. Отдел по работе с физическими лицами», и т.п.