Алексей Гладкий - Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно Страница 6

Почему имена эта периодичность является оптимальной? Потому, что в процессе выполнения служебных обязанностей большинство из нас повторяет некоторые операции, действия и т.п. именно с такой периодичностью. Например, менеджер по продажам составляет еженедельный отчет о продажах; бухгалтер составляет ежемесячный отчет; начальник отдела каждый понедельник в 10-00 должен присутствовать на планерке, а каждую пятницу – готовить информацию к этой планерке, и т.д.

Форма учета телефонных звонков может быть самой разной – в зависимости от конкретного человека, занимаемой им должности, специфики его работы, и т.д. Однако в любом случае рекомендуется фиксировать следующую информацию о телефонных звонках: дата и время звонка, тип звонка (входящий или исходящий) продолжительность разговора, кто звонил, тема разговора, периодичность звонка (т.е. как часто случается такой звонок), важность звонка (для оценки важности можно использовать пятибалльную систему) и краткий комментарий.

На рис. 2.1 показан пример формы учета телефонных звонков.

Рис. 2.1. Учет телефонных звонков

При большом количестве звонков иногда бывает целесообразно вести отдельный учет входящих и исходящих звонков.

Проанализировав информацию, полученную в результате учета телефонных звонков, следует выделить наиболее важные из них, а также определить время, в которое они обычно случаются, и их среднюю продолжительность. Затем следует выделить звонки, без которых вполне можно обойтись, и определить затраченное на них рабочее время.

Ну а дальше – на основании полученной информации необходимо принять меры к максимальному сокращению времени, затраченному на посторонние и не имеющие отношения к работе телефонные переговоры. При этом не нужно бросаться в крайности, а следует придерживаться здравого смысла. Например, для свободного мужчины ужин с офис-менеджером Олей может оказаться довольно важным и полезным мероприятием (ведь не секрет – удача в личной жизни способствует успехам на трудовом поприще!); но звонок-приглашение лучше делать не в разгар рабочего дня, а, например, в обеденный перерыв.

Чтобы избежать многих ненужных входящих телефонных звонков, можно «вступить в сговор» с секретарем вашей фирмы или иным сотрудником, в служебные обязанности которого входит распределение телефонных звонков, и попросить его, чтобы со звонками бывшей жены, различных торговых агентов и т.д. в рабочее время вас не соединяли – пусть звонят в обед или, в крайнем случае, ближе к концу рабочего дня.

Да и вообще – принимать входящие телефонные звонки рекомендуется только в определенное время. Разумеется, исключением здесь будут являться звонки, воспрепятствовать которым вы не сможете – в частности, на звонок руководства следует отвечать в любое время. Но что касается подчиненных, равных по должности коллег по работе, а также – друзей, родственников и проч., то здесь следует проявить жесткость: например, я разговариваю по телефону только с 10-30 до 11-30 – в первой половине дня, и с 15-30 до 16-30 – во второй половине дня. В любое другое время я по телефону недоступен – чтобы там ни происходило.

Можно делать и так: в установленное время вы отвечаете на телефонные звонки; если же кто-то звонит вам в неустановленное время, то пусть оставляет информацию о себе и о важности звонка секретарю либо иному сотруднику, принимающему звонок. Если вы сочтете нужным, то позже перезвоните ему самостоятельно.

СОВЕТ

Если вы разработали для себя график приема телефонных звонков, то рекомендуется согласовать его с непосредственным руководством. Во-первых, руководитель наверняка с пониманием и одобрением отнесется к вашему стремлению организовать свое рабочее время и попросит остальных сотрудников считаться с вашим расписанием. Во-вторых, не исключено, что он и сам теперь будет стараться звонить вам в выделенное для этого время. В-третьих, он наверняка примет вашу сторону при возникновении спорных ситуаций с коллегами (например, когда кто-то из них не сможет связаться с вами в то время, когда вы не принимаете звонки).

В процессе ведения телефонных переговоров очень важно, чтобы необходимая для беседы информация была под рукой – не стоит заниматься сбором данных во время беседы, поскольку это не только приведет к лишним тратам времени, но и создаст неудобства для собеседника. Поэтому, если вы знаете, что, например, в 12-15 вам позвонит Семен Леонидович по вопросу возобновления поставок, то необходимо заранее подготовить все соответствующие документы (договор, дополнительные соглашения, открыть ежедневник с заметками по этой теме, и др.), чтобы они были перед глазами. Если какой-то документ хранится в электронном виде в компьютере, то его необходимо открыть заранее.

СОВЕТ

На время делового телефонного разговора рекомендуется отключить другие средства связи (мобильный телефон, ICQ, и др.), чтобы ничто не отвлекало вас во время беседы.

Во время беседы, если такое возможно, рекомендуется дать понять собеседнику, что ваше время ограничено. Например, уже в начале беседы можно произнести фразу вроде «Да, я могу уделить вам три минуты».

Еще один довольно распространенный способ борьбы со входящими телефонными звонками – это просто не поднимать трубку телефона. Правда, использование этого способа требует определенной психологической самоподготовки – ведь, как известно, рука интуитивно тянется к звонящему телефону. Можно поступить еще проще – просто отключить на время телефон; если у вас нет согласованного с руководством графика приема телефонных звонков (об этом рассказывается чуть выше), то перед отключением телефона имеет смысл поставить в известность непосредственного руководителя.

Для оперативного «фильтрования» входящих телефонных звонков удобно использовать телефонный аппарат с автоматическим определителем номера. Это позволит определить, кто именно звонит вам в тот или иной момент и, в зависимости от этого – решить, стоит или не стоит отвечать на звонок.

Кроме этого, в аппаратах с определителем номера обычно предусмотрена возможность ведения «черных» и «белых» списков телефонных номеров. Номера телефонов нежелательных абонентов можно внести в «черный» список – в результате им дозвониться до вас будет гораздо сложнее (ведь можно внести в «черный» список и домашний, и рабочий, и другие телефоны нежелательного абонента).

Если у вас есть секретарь, который принимает входящие звонки, или этим занимается кто-то из сотрудников отдела, то можно попросить его, чтобы он громко переспрашивал, кто именно вас спрашивает, затем задавал уточняющий вопрос – например: «Петр Ильич насчет погашения долга?» – так, чтобы вы это слышали. Узнав таким образом, кто вам звонит, вы знаком дадите знать, будете разговаривать с этим человеком или нет (в последнем случае человек, принимающий звонок, ответит что-нибудь вроде «он вышел» или «он в отпуске», в зависимости от обстоятельств).

Не менее важным является умение организовать свои исходящие звонки – это позволит существенно сэкономить затрачиваемое на телефонные переговоры время и повысить их эффективность.

Если вы собираетесь кому-то позвонить, лишний раз стоит подумать: так ли обязателен этот звонок, особенно в рабочее время? Может, имеет смысл позвонить этому человеку после работы и пообщаться в более спокойной и свободной обстановке? А может, достаточно просто отправить ему электронное письмо с подробным изложением сути дела и спокойно ждать ответ? Или вообще лучше не звонить – ведь в решении вопроса он заинтересован больше, вот пусть сам и ищет контакта.

Выше мы уже отмечали, что для приема входящих звонков целесообразно выделить два небольших отрезка дня – один в первой половине дня, другой – после обеда. Аналогичным образом рекомендуется выделить время и для исходящих звонков; это время может совпадать со временем приема входящих звонков.

Однако при планировании времени для исходящих телефонных звонков следует учитывать некоторые особенности. В частности, для исходящих звонков необходимо выбрать такое время, когда нужные собеседники будут на рабочем месте либо в пределах досягаемости. Можно совмещать деловые и личные исходящие звонки – в таком случае удобно установить такой распорядок: сорок пять минут до обеда – деловые звонки, и первые пятнадцать минут обеда – личные звонки, после чего можно идти на обед.

Перед тем, как позвонить кому-нибудь, рекомендуется смоделировать предстоящий разговор и внутренне подготовиться к нему (как правило, это займет совсем немного времени). Для этого можно воспользоваться приведенными ниже советами.

♦ Если вы планируете позвонить в организацию, нужно четко знать, с кем именно вам нужно поговорить (ФИО сотрудника, или его должность, или область его полномочий – например, начальник торгового отдела, или главный бухгалтер, и т.д.).