Полли Берд - Тайм-менеджмент Страница 24

Итак, вы расставили файлы в алфавитном порядке. Теперь сделайте то же самое с другими материалами: книгами, вырезками из журналов, подшивками, подписанными коробками. Словом, организуйте в алфавитном порядке все, что поддается такого рода систематизации. Система может показаться примитивной, но она проста в реализации и использовании, эффективна и не требует запоминания и расшифровки.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Объясните секретарю свой принцип систематизации. По возможности ознакомьте с ним свой персонал, чтобы любой в случае отсутствия кого-то из коллег смог быстро найти необходимые документы.

Необходимо располагать системой, которая напоминала бы вам о предстоящих действиях и позволяла бы заранее готовить документы к той или иной дате.

Время своих будущих встреч вы отмечаете в ежедневнике, там же можно делать записи и о предстоящих делах и сроках завершения работ. В ежедневнике также могут отмечаться этапы реализации проектов или выполняемых заданий. Отмечайте в ежедневнике следующее:

► даты пролонгации документов;

► даты выполнения повторяющихся действий;

► время начала реализации очередных проектов;

► списки материалов к предстоящим собраниям.

К предстоящим датам вы должны будете иметь в своем распоряжении определенный набор документов. Простейший метод работы на опережение состоит в совместном использовании ежедневника и отдельной папки. Отметьте в ежедневнике дату будущего мероприятия или встречи и тут же составьте перечень материалов, которые вам понадобятся. Сложите материалы в папку. Материалы к другим дням можно складывать в нее же, располагая по датам. Когда приходит день мероприятия, извлеките нужные документы из папки.

Для напоминания о предстоящих мероприятиях сделайте соответствующие пометки в ежедневнике за несколько дней или за неделю до нужной даты.

Такая система годится для относительно простой работы, однако часто приходится иметь дело с достаточно сложными схемами подготовки и оборота документов. На этот случай понадобится комплексная «опережающая» система подбора материалов, обеспечивающая их сохранность и доступность в нужное время.

Заведите 12 папок, по числу месяцев в году, и еще 31 папку — по количеству дней в месяце, последние пронумеруйте от 1 до 31. По получении документа, с которым предстоит поработать в будущем, поместите его в папку соответствующего месяца. По истечении текущего месяца рассортируйте содержимое папки следующего месяца по папкам с датами. Далее работайте с документами, отнесенными на каждый конкретный день.

Если вам требуется напоминание о предстоящем событии, вложите записку о нем в папку с более ранней датой, чтобы обеспечить себе достаточное время на подготовку. Или заведите еще одну папку, озаглавленную «На следующей неделе».

Такая система «раннего предупреждения» позволит вам контролировать подбор и обработку большинства документов. Если нужна более совершенная система, дополните описанную схему недельными папками.

В вашем ежедневнике или органайзере будут содержаться детальные указания по поводу важных дат, которые вы сможете синхронизировать с содержимым своих папок.

Кроме того, вам могут понадобиться персональные папки, помеченные фамилиями представителей вашего персонала или клиентов. Помещайте в них различную информацию и напоминания о собственных действиях, и в итоге при общении с конкретным человеком вы будете иметь под рукой все необходимое.

Досье на месяц, неделю и день должны находиться в специальном ящике вашего рабочего стола, чтобы вы в любой момент могли ими воспользоваться быстро и без всяких сложностей.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Ежедневник или органайзер на год могут быть недостаточны для отметок о всех будущих датах и пролонгациях. Пользуйтесь ежедневником на полтора года или имейте под рукой ежедневник на следующий год.

Вы должны избавить других людей от необходимости перерабатывать и хранить чрезмерные объемы бумаг. Обратите внимание на то, какое их количество вы высылаете и передаете своим партнерам и сотрудникам, и подумайте, как ограничить этот поток. Опробуйте следующие приемы:

► пишите ответ в нижней части полученной служебной записки или письма и в таком виде возвращайте отправителю;

► что бы вы ни писали, излагайте свою мысль ясно и разборчивым почерком; в ответ звоните;

► воспользуйтесь электронной почтой;

► ограничьте размер писем и письменных предложений одной страницей;

► распространяйте копии как можно реже;

► уменьшите число обязательных форм отчетности;

► сократите объем инструкций и наставлений.

Рекомендация общего характера состоит в кратком и разборчивом изложении своего послания, и тем не менее для многих людей задача составления письма представляет значительную трудность. В муках творчества они теряют массу времени, долго раздумывая над тем, как бы получше выразить свою мысль.

Вряд ли вам хочется проводить большую часть своего рабочего времени, занимаясь письменными ответами на корреспонденции. Чтобы облегчить себе жизнь, поступайте следующим образом:

► раскладывайте письма, на которые предстоит дать ответ, по двум папкам — первостепенной важности и остальные;

► в первую очередь отвечайте на первые, прочие приберегите до времени вынужденного простоя;

► заблаговременно подбирайте всю необходимую для ответа информацию;

► отвечайте, следуя порядку постановки вопросов вашим корреспондентом;

► каждому пункту ответа — отдельный абзац, даже если в нем окажется только одно короткое предложение;

► если формулируете собственное послание, предварительно составьте перечень вопросов, которые намерены осветить;

► пишите простым языком и короткими предложениями;

► если писать уже поздно, звоните.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Имейте в ящике рабочего стола и в портфеле пачку почтовых открыток с маркой. Пользуйтесь ими, когда от вас требуется не более чем краткий личный ответ.

Соберите образцы всех форм, которые вы и сотрудники вынуждены заполнять или отправлять в течение месяца. Взгляните на них и задайтесь вопросом, что случится, если какая-то из них перестанет существовать. Часто ответ будет прост: «Ничего не случится». Попытайтесь ликвидировать одну или две формы и посмотрите, каковы будут последствия. Если жизнь в итоге практически никак не изменится, больше их не вводите.

Кто касается форм, необходимость которых доказана практикой, оцените их структуру и терминологию. Можно ли их усовершенствовать, сделать проще для заполнения, понятнее, короче? Если можно, сделайте это.

Слишком много времени тратится на заполнение лишних, бесполезных форм. Большинство людей не заслуживают постоянной проверки их усердия путем заполнения различных форм отчетности. Их непосредственный начальник должен обеспечить необходимый контроль. Отмените максимальное число форм. В большинстве рабочих ситуаций требуется не столько неукоснительная точность, сколько разумная степень соответствия установленным критериям. Советуем действовать согласно принципу Маркса и Спенсера (основателей одноименной сети магазинов): «Не ясно, как быть? Плюнуть и забыть».

Как часто вам и вашему персоналу приходится штудировать объемные руководства и сборники наставлений? Своды внутрифирменных инструкций должны быть максимально краткими и конкретными. Люди скорее усвоят содержание небольшой, изложенной ясным языком брошюры, чем фолианта дюймовой толщины. Если ваша компания велика, а персонал ее многочислен, пусть у каждого подразделения будет свой узко специальный сборник наставлений.

Значительная часть бумаг может быть исключена из оборота при использовании возможностей компьютера, однако мало кто охотно пользуется этой возможностью. Лист бумаги представляется надежнее, поскольку с компьютерами случаются сбои и вся хранящаяся в них информация может быть в одночасье стерта. Очевидно, что ответ на подобные опасения прост и содержится во всех руководствах по пользованию компьютерами: регулярно делайте бэкап, то есть создавайте резервную копию на внешних носителях информации. Когда эта простая операция станет для вас рутинной, исчезнут все возражения против оформления и хранения большей части документации в виде электронной версии. Передачей сообщений на экран корреспондента посредством электронной почты вы в существенной мере сократите количество исходящих писем и факсов.