Полли Берд - Тайм-менеджмент Страница 25

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Высылая сообщение по электронной почте, указывайте в строке темы желательную реакцию со стороны абонента, например: «Ответ необходим к утру вторника».

Подобным образом могут пересылаться документы в их полной форме. Отсканируйте имеющиеся бумажные версии, рассортируйте их по папкам и файлам в компьютере и пользуйтесь, словно они по-прежнему имеют столь милую вашему сердцу бумажную основу. Работа может выполняться и храниться на любом компьютере, высылаться любому абоненту, располагающему совместимой системой коммуникации. И зачем тогда вообще нужна бумага?

Сегодня в виде программ появляются и другие традиционно бумажные продукты: органайзеры, ежедневники, календари, бухгалтерские сводки, инвентарные книги и т. д. Если вы действительно нацелены на то, чтобы избавить свою жизнь от бумаг, не пожалейте времени и внимательно изучите возможности своего компьютера. Проконсультируйтесь со специалистами-компьютерщиками собственной компании по поводу того, как использовать компьютер с максимальной пользой для дела. Инвестируйте средства в апгрейд своего компьютера и новое программное обеспечение, если сможете в итоге воспользоваться преимуществами более совершенных программ.

Пусть вас не пугает язык компьютерных материалов. Попросите кого-нибудь объяснить вам смысл непонятного жаргона и продемонстрировать работу неизвестных программ. Либо запишитесь на вечерние курсы для пользователей. В пользовании компьютером нет ничего сложного, если вы усвоили базовые принципы.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Выбирайте программы с демонстрационной функцией: наглядный пример пользования легче усвоить.

Прежде чем станете составлять бумагу для отсылки по почте, подумайте. Нельзя ли не писать, а позвонить? Если говорить по делу (см. главу 8), телефонный звонок — это более быстрый и эффективный способ общения. Нельзя ли воспользоваться диктофоном для надиктовки письма, записи инструкций и формулирования идей? Все это ваш секретарь сможет затем напечатать за один присест. Сможете ли вы заглянуть к человеку, с которым необходимо переговорить? Подумайте о способах передачи сообщения без использования бумаги.

Ясно, что важнейшие документы, например контракты, должны храниться в печатном виде. В то же время от множества бумаг можно легко и безболезненно избавиться. И чем меньше их будет у вас в офисе и дома, тем больше появится времени, того самого, которое вы тратите сегодня на работу с этими бумагами.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Признайте, что никакой офис не обойдется вообще без бумаг.

2. Бережно относитесь к юридическим и финансовым документам.

3. Систематизируйте бумаги: или передавайте их по инстанции, или работайте с ними, или выбрасывайте.

4. Очистите свой рабочий стол от всего лишнего.

5. Держите под рукой только действительно необходимые бумаги.

6. Притрагивайтесь к любой бумаге не более одного-двух раз.

7. Ограничьте поток поступающих к вам бумаг.

8. Разработайте простой способ систематизации бумаг и неукоснительно пользуйтесь им.

9. Обходитесь как можно меньшим количеством бумаг.

10. В борьбе с бумагами пользуйтесь возможностями технических средств.

Освободите свой рабочий стол от всех бумаг лист за листом. Вложите каждую в нужный файл, переправьте по назначению, выбросьте или начните над ней работать. Максимально сократите поток входящих материалов. Ограничьте собственное производство бумаги. Используйте ясную и простую систему классификации документов и призывайте к пере-ходу на нее всех своих сотрудников. Пользуйтесь папками предстоящих месяцев и дней для контроля над исполнением будущих проектов и работ. Максимально используйте возможности компьютера для сведения на нет бумажной работы.

Глава 8. Укрощение телефона

В этой главе объясняется, отчего телефонные звонки, будь то ваши собственные или сделанные в ваш адрес, отнимают так много времени. В ней со всей очевидностью демонстрируется, что активное использование телефона не есть гарантия большей эффективности, и предлагается методика снижения количества телефонных переговоров.

Если думаете, что чем больше вы звоните сами или вам звонят другие люди, тем выше эффективность вашей деятельности, то заблуждаетесь. Работа на телефоне может отнимать огромное количество времени. Все то время, что вы проводите в телефонных переговорах, вы никак не продвигаетесь в других аспектах своей работы. Часто соблазн обсудить по телефону интересные, но далекие от сути вопроса темы оказывается слишком велик. Многие звонки не несут никакой позитивной нагрузки или выливаются в блуждание вокруг да около основного вопроса. Пока вы заняты телефоном, персонал лишен возможности проконсультироваться с вами, коллеги не могут поддерживать с вами связь, на вас не могут выйти с важными предложениями другие люди.

В наши дни телефон является необходимым рабочим инструментом, это очевидно. Когда проблема требует быстрого решения, вопрос нуждается в срочном уточнении, телефон позволяет оперативно разрешить ситуацию. Во всех других случаях телефонные звонки по большей части излишни.

Как входящие, так и исходящие звонки могут отнимать массу времени. Люди звонят вам просто поболтать, тогда как у вас срочная работа, или же никак не могут перейти к сути дела. Задумайтесь о собственных звонках, всегда ли они необходимы, вспомните о случаях, когда пытались тщетно до кого-то дозвониться. Все типы звонков следует оценивать с точки зрения их полезности для работы, которую вам предстоит выполнить. Тех, что бесполезны, не должно быть вообще, по крайней мере, их число необходимо решительно сократить.

Что же можно предпринять, чтобы сделать использование телефона более эффективным?

Имейте четкое представление о том, какого рода звонки вы делаете и получаете и в какое время дня они обычно бывают. Располагая подобной информацией, вы сможете так организовать телефонные переговоры, что не только сэкономите время, но и будете проводить их с большей эффективностью. Для этого необходимо провести учет пользования телефоном.

На простом листе бумаги вы станете отмечать время начала и окончания каждого телефонного разговора, имя абонента и причину звонка. Можете добавить к этому свои комментарии. Можно вести раздельный учет входящих и исходящих звонков, опять же с возможными вашими комментариями. Начните прямо сейчас и занимайтесь в течение по крайней мере недели. Выберите типичную для своего рабочего графика неделю. В итоге вам станет ясно, сколько времени вы проводите на телефоне и были ли все звонки так уж необходимы (см. рис. 8).

Взглянув на таблицу входящих звонков, вы увидите, кто вам звонит и как часто. Вы, возможно, заметите, что отдельные люди звонят, как правило, в одно и то же время. Вы поймете также, чьи звонки вас раздражают и отнимают у вас больше всего времени.

Но это только часть дела. Следует еще вести учет и собственных звонков. Возможно, что результат вас удивит. Вы считаете себя человеком, пользующимся телефоном эффективно и ведущим переговоры в конструктивном ключе? А как насчет разговора с Барри, когда за короткими фразами по делу последовала — по вашей, кстати, инициативе — пространная дискуссия по поводу прошедшего накануне футбольного матча? Или приятный, но необязательный звонок вашей подруге? Учет собственных звонков готовит вам немало сюрпризов; одновременно он подскажет, как можно сократить число телефонных разговоров.

Из таблицы на рис. 9 видно, сколь легко вы теряете время из-за собственных звонков.

Регистрируя звонки по крайней мере неделю, взгляните на полученные данные. Вы сразу увидите, кто звонит и отнимает у вас массу времени и кому звоните вы без особой надобности и тоже со значительной потерей времени. Комментарии помогут вам проанализировать данные. Теперь, когда вы владеете всей этой информацией, самое время подумать, как организовать звонки, чтобы затраты времени были минимальными, а эффективность вашей работы не снизилась.

Теперь, когда вы знаете, кто занимает ваше время своими звонками, кто вам неприятен и с кем вам действительно необходимо говорить, можете переходить к организации входящих звонков.