Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей Страница 16

4. Лучше концентрироваться. Вы определяете свои сильные и слабые стороны, время от времени просматривая записи в дневнике. Благодаря этому вы, например, поймете, что тратите слишком много времени на второстепенные вопросы. После того как вы осознаете свою ошибку, сможете снова сосредоточиться на основной работе.

5. Развивать терпение. При возникновении серьезных проблем на работе дневник служит напоминанием об уже пройденных сложных, казавшихся чуть ли не критическими этапах, которые вы стойко преодолели.

Наше исследование показывает, что ведение рабочего дневника положительно влияет на производительность труда и психологический комфорт. В рамках массового исследования по психологии трудовой деятельности мы проанализировали около 12 тысяч записей 238 специалистов, работающих над комплексными креативными проектами. Результат нас очень удивил. Оказывается, чтобы быть эффективными, люди должны видеть прогресс в своей работе. Мы называем это принципом прогресса, даже если сдвиг совсем незначительный. Повседневные успехи мотивируют к последующим действиям, при этом нам становится легче сконцентрироваться даже при столкновении с неудачей. Приведем в пример записи из дневника инженера-программиста, участвовавшего в нашем исследовании.

Сегодня, когда я приступил к работе, […] на столе лежала записка от одного из пользователей, в которой он благодарил меня за то, что я качественно выполнил его заказ. Мне это подняло настроение. В записке также была просьба усовершенствовать пакет анализа данных. У меня получилось быстро закодировать и загрузить этот запрос, чему я был несказанно рад. И я знаю, что завтра, когда пользователь придет снова, он будет доволен моей работой.

Вероятно, чтобы сделать эту запись, потребовалось около пяти минут. Тем не менее в конце рабочего дня инженер был счастлив и, кажется, заинтересован в дальнейшей эффективной работе. Достижение и осознание прогресса действительно служит вдохновением и стимулом к работе над проектами, которые принесут наибольшую выгоду компании и ее клиентам.

Ежедневные заметки и их пересмотр выручают и в сложных ситуациях. Из приведенной ниже записи понятно, что сотрудница изо всех сил пыталась обрести контроль над собой в период тотальных сокращений в компании. Даже несмотря на то что она рисковала потерять место, дневник помогал ей сформировать здравое отношение к сложившейся ситуации. Он позволил сосредоточиться на работе на фоне вихря сплетен и неопределенности. Ее личностный рост очевиден.

Сегодня утром менеджер по проекту, сев рядом со мной, поинтересовался, все ли у меня в порядке после вчерашнего объявления о грядущих сокращениях. Мне было очень приятно. У всех нас выдался невероятно тяжелый день, но сегодня я чувствую себя лучше. Через 45 дней мы узнаем, что нас ждет, и тогда, так или иначе, будем думать, как жить дальше. К сожалению, последствия всего этого не поддаются контролю. Я пытаюсь сосредоточиться на том, что мне подвластно, добросовестно выполняя свою работу.

В своей записи, сделанной в ходе нашего исследования, один квалифицированный специалист рассказывает, насколько ценным опытом стало для него заполнение анкет, которые мы отправляли ему ежедневно на протяжении всего проекта.

Для меня заполнение анкет имело огромное значение, особенно строго в конце рабочего дня, когда события все еще были свежи в памяти. Анкета помогала мне проанализировать прошедший день, свои достижения, работу команды и мои ощущения в целом. Когда вы работаете в сумасшедшем темпе, редко находится время для размышлений, но [это] в самом деле очень полезно.

Не отвергайте идею вести рабочий дневник лишь потому, что считаете, будто потомкам нужно передавать только грамотно сформулированные записи. Мы убедились, что не стоит придавать большое значение данному вопросу. Суть успеха не в этом. Не беспокойтесь о стиле изложения. Просто опишите одно событие или наблюдение. В нашем исследовании обычная запись состояла из 54 слов.

• Выберите время. Определите, когда вам удобнее уделить себе десять минут. В идеале это должно происходить в одно и то же время каждый день, чтобы выработалась привычка. Одни делают записи перед сном, другие предпочитают вести дневник в конце рабочего дня или по дороге домой.

• Создайте напоминание. Подумайте, что вы хотите видеть или слышать в назначенное для ведения заметок время. Например, если решили сделать записи, прежде чем в 17:00 покинуть офис, установите сигнал будильника на 16:50. Если вас больше устраивает время перед сном, положите дневник и ручку на прикроватную тумбочку.

• Подберите носитель информации. Найдите то, чем вам понравится пользоваться. Люди имеют разные предпочтения относительно ведения дневника. Некоторые выбирают ежедневники сроком на пять лет в кожаном переплете с монограммами и шелковой закладкой. А кто-то предпочитает использовать сетевые программы ведения журналов, такие как iDoneThis. Неважно, будет это Word Doc, записное устройство либо перекидной блокнот в формате электронной таблицы Excel, используйте то, что вам по душе.

• Проанализируйте свой день. У некоторых людей идеи возникают в процессе письма, однако большинству из нас нужно немного времени, чтобы собраться с мыслями. В первые три минуты попытайтесь сосредоточиться на любом из приведенных ниже типов событий:

– Прогресс и что к нему привело. (Поздравьте себя!)

– Неудачи и что могло их вызвать. (Учитесь на ошибках!)

– Что-то хорошее. (Ощутите благодарность!)

– Что-то сложное. (Облегчите душу!)

– Единственное, что можно сделать завтра, – постараться улучшить свою работу. (Запланируйте, как это осуществить.)

– Все остальное, что поглощает ваше время для размышлений.

• Записывайте. Используйте оставшиеся семь минут, чтобы изложить свои мысли на бумаге. Не задумывайтесь о грамматике, правильном построении предложений, стиле и других малозначимых вещах. Акцентируйте внимание на событии.

• Перечитывайте заметки. Проводите иногда несколько минут, сидя со своим дневником и любимым напитком в удобном кресле. Личный журнал ценится больше, если периодически перечитывать записи за последние несколько дней.

Ведите дневник только для одного проекта, всего несколько недель – и вы наверняка осознаете, что этот мощный инструмент весьма способствует эффективности вашей работы. И уже не сможете от него отказаться.

Часть VI

Пополняйте запасы жизненной энергии

Глава 21

Как работать меньше и успевать больше[32]

Тони Шварц

Известно, что не количество проведенных за рабочим столом часов определяет пользу, которую мы приносим. Главное – энергия и сосредоточенность в эти часы. Человек работает в ритмичном режиме, то расходуя, то восстанавливая энергию. Именно благодаря этому мы способны достигать максимальной отдачи. Поддержание устойчивого запаса энергии – физической, умственной, эмоциональной и даже духовной – обеспечивается периодической подзарядкой.

Для примера возьмем двух человек с одинаковым набором навыков, работающих в одном офисе, – Билла и Ника. Каждый день они приходят на работу в девять утра, а уходят в семь вечера.

Билл трудится в течение десяти часов, по сути, без перерыва. Он переключает внимание с задания на задание и на протяжении всего дня бегает со встречи на встречу. Даже обедает он за рабочим столом. К часу дня Билл устает, и его внимание рассеивается. Между четырьмя и семью часами вечера он еле двигается и легко отвлекается.

Таково действие закона убывающей отдачи. Не делая перерыва на восстановление энергии, Билл обеспечивает себя шестью часами продуктивной работы за весь десятичасовой рабочий день, то есть использует около 60 процентов своего потенциала.

Теперь сравним его стиль работы с работой Ника, который трудится те же десять часов, что и Билл. Но вместо того чтобы безостановочно работать, Ник задает себе определенный ритм: он напряженно занимается делами полтора часа подряд, а затем делает 15-минутный перерыв. В 12:15 он идет на 45-минутный обед или занимается спортом в соседнем тренажерном зале. В три часа дня он выходит из здания, садится в свою машину и ненадолго расслабляется. Иногда дремлет в течение 15–20 минут. Наконец, между 4:30 и 5:00 он выходит на 15-минутную прогулку.

Ник отдыхает в общей сложности два часа за время рабочего дня, то есть трудится «всего лишь» восемь часов. Но так как он чередует активную деятельность с периодами восстановления, то способен задействовать 80 процентов своего потенциала, то есть на 20 процентов больше, чем Билл.

Чередование периодов активности и отдыха позволяет Нику быть более сконцентрированным, чем Билл. В результате он совершает меньше ошибок и домой возвращается, полный сил и энергии.