Шон Кови - Как достичь цели. Четыре дисциплины исполнения Страница 32

Шаг 1: выбор темы

Выберите для табло тему, наглядно и моментально отображающую показатели, которыми вы руководствуетесь. У вас несколько вариантов.

Линии тренда

По линиям тренда, которые, кстати сказать, служат наиболее удобным табло для отображения запаздывающих показателей, очень удобно отслеживать достижения в соответствии с формулой «продвинуться оттуда-то туда-то к такому-то сроку». Фигурка козла показывает, где вы должны находиться в настоящий момент, если планируете достичь цель к определенному моменту и, следовательно, выигрываете вы или проигрываете.

Спидометр

Как и автомобильный спидометр, это табло отображает текущее состояние критериев. Оно идеально подходит для временных критериев (продолжительность цикла, скорость процесса, время вывода продукта на рынок, время поиска информации и т. д.). Подумайте о других распространенных измерительных приборах: термометрах, датчиках давления, линейках или весах.

Столбчатая диаграмма

Такое табло полезно при сравнении работы команд или групп внутри команд.

Табло «андон»

Табло «андон» состоит из цветных сигналов, или светофоров, обозначающих течение процесса (зеленый), угрозу остановки процесса (желтый) или остановку процесса (красный). Подобная разновидность табло полезна для отображения состояния опережающих показателей.

Персонализированное табло

Когда члены команды могут индивидуализировать табло, оно приобретает для них особый смысл. Они добавляют на него название команды, фотографии ее членов, забавные рисунки и прочие связанные с ней атрибуты. Но индивидуализация табло – это не только развлечение; она служит важной цели: чем ближе к сердцу игроки принимают табло, тем более ответственно подходят к своим результатам. Достижение КВЦ становится престижным и дает возможность гордиться собой.

Мы видели, как эту инициативу с готовностью подхватывали даже самые серьезные сотрудники. Медсестры, помогающие кардиохирургам, вешали на табло хирургические инструменты, инженеры устанавливали цветные лампочки, а любители-мотоциклисты добавляли кожаные чапсы. Когда табло становится персональным, члены команды проявляют личный интерес.

Шаг 2: создание табло

Определившись с темой или типом табло, команда может приступать к его созданию, ориентируясь на следующие вопросы.

Оно простое?

Не поддавайтесь искушению усложнять табло, дополняя его избыточными переменными или вспомогательными данными, например, неактуальными тенденциями, сравнениями с прошлыми годами или будущими проектами. Не используйте табло для вывешивания отчетов, обновлений статуса и прочей общей информации, отвлекающей сотрудников от результатов, на которые им следует ориентироваться. В вихре неотложных дел простота – залог вовлеченности команды.

Находится ли оно в поле зрения команды?

Повесьте табло так, чтобы команда как можно чаще на него смотрела. Чем лучше видно табло, тем более активное участие люди принимают в игре. Если вы хотите еще больше стимулировать команду, поместите табло там, где его будут видеть и другие команды. Если ваша команда рассредоточена географически, табло должно быть доступно в удаленном виде (подробнее об электронных табло см. в главе «Автоматизация 4ДИ»).

Отображает ли оно и опережающие, и запаздывающие показатели?

Включайте и фактические, и целевые результаты. Табло должно отвечать не только на вопрос «Где мы находимся сейчас?», но и на вопрос «Где мы должны находиться?».

Если команда видит только единицы продукции, производимые каждый месяц, ей не удастся определить, выигрывает она или проигрывает. Ей нужно видеть количество запланированных к производству единиц – полезно также сделать математические расчеты и продемонстрировать, превышают они цели или нет (чистая прибыль или чистые убытки).

Включайте и опережающие, и запаздывающие показатели. Дополните их пояснительными надписями и другими краткими комментариями: не предполагайте, что все остальные с ходу понимают, что означают эти показатели. (Помните, 85 % членов команды, которых мы опросили, не смогли назвать свои самые важные цели!)

КВЦ этой команды – выпуск определенного количества бутылок воды каждую неделю. Опережающим показателем стало техническое обслуживание линии по розливу в соответствии со строгим графиком.

Когда члены команды заметили взаимосвязь между задержками в техобслуживании и сокращением объема производства, они стали более последовательно выполнять опережающий показатель.

Можем ли мы с ходу определить, выигрываем ли?

Разработайте табло таким образом, чтобы за пять секунд или быстрее команда могла определить, выигрывает она или проигрывает. Это настоящая проверка табло для игроков.

Шаг 3: оформление табло

Предоставьте членам команды самим оформить табло. Чем активнее они в этом участвуют, тем лучше: сотрудники будут более ответственно относиться к табло, если создают его самостоятельно.

Разумеется, многое зависит от размера и характера вашей команды. Если у сотрудников слишком мало свободного времени, руководителю приходится активно подключаться к подготовке табло. Тем не менее большинство команд охотно пользуются возможностью изготовить собственное табло и даже занимаются этим во внерабочее время.

Наконец, не имеет особого значения, каким образом и используя какие средства вы создаете табло. Можете выбрать электронную вывеску, постер, магнитно-маркерную или даже обычную школьную доску. Главное, чтобы табло отвечало требованиям дизайна, которые мы здесь обсуждаем.

Шаг 4: обновление табло

Дизайн табло должен позволять легко обновлять его по крайней мере раз в неделю. Если с этим возникают сложности, у вас будет соблазн задвинуть табло в дальний ящик сразу, как только налетит вихрь неотложных дел, и ваша критически важная цель исчезнет в суете и неразберихе. Руководитель должен максимально четко прояснить следующие вопросы:

• кто отвечает за табло;

• когда его размещают;

• как часто оно обновляется.

Пример

Давайте снова вернемся к Сюзан и ее команде, в то время как они разрабатывают и составляют табло.

Применяя дисциплину № 1, они выбрали в качестве командной КВЦ увеличение дохода от корпоративных мероприятий с $22 млн $31 млн до 31 декабря. После этого с помощью дисциплины № 2 команда Сюзан выделила два высокоэффективных опережающих показателя:

• еженедельно обеспечивать два личных визита клиентов в отель в расчете на каждого сотрудника;

• дополнительно предлагать барное меню премиум-класса во время проведения 90 % всех мероприятий.

После того как правила игры были четко сформулированы, Сюзан с командой поняли, что готовы к составлению табло. Они начали с конкретного определения и размещения на табло КВЦ и запаздывающего показателя.

Затем они добавили опережающий показатель № 1 с подробным графиком для оценки индивидуальной работы.

Наконец, они добавили опережающий показатель № 2 и столбчатую диаграмму, чтобы отследить усилия, связанные с дополнительным предложением.

Благодаря обозначенной в самом верху КВЦ, а также понятным и ясным опережающим показателям, размещенным на видном месте, табло Сюзан, несомненно, соответствует стандартам его оформления.

Оно простое, не перегруженное данными. Содержит только три основных компонента, каждый из которых выражается количественно и в предельно четкой форме.

Оно хорошо заметное, с большими темными буквами и легко различимыми визуальными элементами.

Оно полное. На нем отражена вся игра целиком. Командная КВЦ, запаздывающий и опережающий показатели имеют четкие формулировки. Глядя на такое табло, можно легко сравнить реальные и запланированные результаты команды. Это мотивирующее табло, потому что сотрудники могут видеть текущие успехи в сравнении с планом на каждую неделю. Для этого используется более темная линия цели.

В данном случае запаздывающий показатель – это сугубо финансовая цель, выведенная из КВЦ компании. Применительно к другим возможным целям, например повышению качества или уровню удовлетворенности клиентов, было бы не так просто найти заранее заданный способ оценки прогресса. В подобных случаях рисуйте линию цели с субъективной позиции, исходя из своих ожиданий и знаний об эффективности команды.

Линия цели независимо от того, просчитана она официально или выведена субъективно, должна существовать. Без нее команда не в состоянии сказать, выигрывает она или проигрывает.

В случае опережающих показателей линия цели обычно устанавливается как единый стандарт исполнения (например, столбец 90 % на графике слева). Его необходимо не только достигать, но и придерживаться. В некоторых случаях получается постепенно нарастающая цель, обозначенная диагональной линией, которая переходит в горизонтальную линию, обозначающую стабильную эффективность (на графике справа).