Шон Кови - Как достичь цели. Четыре дисциплины исполнения Страница 37

Дисциплина № 4 помогает команде удержаться в игре каждую неделю, поскольку ее члены увязывают свой личный вклад с наиболее важными приоритетами организации. С этим приходит понимание не только того, что команда успешно приближается к достижению ключевой цели, но и того, что она является победительницей.

А это и есть самая важная отдача от вложений, которые вы делаете в 4ДИ.

Практика

Воспользуйтесь инструментом для составления плана собрания по КВЦ, представленным на следующей странице, для подготовки к собранию.

Все ли вы правильно поняли?

Ответьте на каждый из вопросов, чтобы убедиться, что собрание по КВЦ обеспечивает высокое качество работы:

• Вы проводите собрания по КВЦ по расписанию?

• Собрания краткие и насыщенные, проводятся в быстром темпе (20–30 минут)?

• Показывает ли руководитель пример того, как следует выступать с отчетом и формулировать обязательства?

• Вы делаете критический обзор обновленного табло?

• Вы анализируете причины успешных или неудачных результатов по каждому из показателей?

• Вы празднуете успехи?

• Ваши сотрудники несут безусловную ответственность за принятые на себя обязательства?

• Принимает ли каждый член команды конкретные обязательства на следующую неделю?

• Вы расчищаете путь друг для друга, отыскивая способ помочь коллегам, которые столкнулись с трудностями при выполнении своих обязательств?

• Вы не обсуждаете неотложные дела на собрании по КВЦ?

Автоматизация 4ДИ

Теперь, когда мы подробно изучили процесс внедрения 4ДИ в вашей команде, самое время узнать, какую мощную поддержку и какие новые идеи может принести их автоматизация. Судя по нашему опыту, ваши шансы на успешное внедрение 4ДИ заметно повышаются, если подкрепить их соответствующими инструментами и автоматизацией. Более подробную информацию о практическом применении принципов и инструментов 4ДИ вы найдете по адресу https://team.my4dx.com.

Указанный веб-сайт также поможет вам ответить на следующий вопрос: «Какой процент людей в моей команде или организации обновляет свое табло, принимая еженедельные обязательства по опережающим показателям и проводя собрания по КВЦ?» В этой главе мы задействуем возможности программного обеспечения, чтобы продемонстрировать, каким образом технологии способствуют эффективности вашей команды. Эти возможности пригодятся вам независимо от используемой вами технологии.

Охват игры

Любая автоматическая система должна полностью охватить игру, задействованную в 4ДИ. В этой главе мы опишем пять основных компонентов игры 4ДИ, которые вам понадобятся от любой системы:

Хотя большинство организаций оперируют огромными массивами данных, подобные вещи редко отслеживаются; но даже в этом случае они разбросаны по многочисленным системам, и объединить их можно только вручную.

В соответствии с дисциплиной № 3 ваша команда подготовит табло, предназначение которого – публичная отчетность и стимулирование активной вовлеченности команды. Сайт https://www.my4dx.com предлагает электронное табло для отслеживания общего уровня работы команды с начала осуществления КВЦ и до момента ее достижения. Кроме того, этот сайт позволяет отслеживать обязательства отдельных членов команды, незаметные на табло.

Наконец, программа включает инструментальную панель реализации, помогающую в подробностях следить за успехами в достижении КВЦ. На сайте https://www.my4dx.com инструментальная панель реализации выглядит так:

Давайте рассмотрим основные характеристики инструментальной панели реализации, используя в качестве примера команду Сюзан по организации и проведению мероприятий, с которой мы уже знакомы по предыдущим главам.

В первую очередь обратите внимание на то, что эта панель предназначена специально для Сюзан и ее команды. Хотя программным обеспечением могут воспользоваться многие команды вашей организации, у каждой из них будет собственная уникальная панель. В верхнем левом углу указаны имена Сюзан и членов ее команды.

Переместившись на правую сторону панели, мы видим КВЦ команды Сюзан: «Увеличить доход от корпоративных мероприятий с $22 млн до $31 млн к 31 декабря». Единственный способ узнать степень осуществления КВЦ – посмотреть счет. Сайт https://www.my4dx.com отражает запаздывающий показатель в долларах, процентах или цифрах, что облегчает отчетность.

Каждую неделю команда может фиксировать не только реальные достижения, но и достижения относительно цели на текущую неделю. Благодаря этому команда может моментально ответить на вопросы «Где мы находимся сейчас? Где мы должны находиться сейчас?» С помощью инструментальной панели и по цифрам, и по зеленом цвету статуса реализации вы без труда определите, что Сюзан с командой успешно осуществляют командную КВЦ.

По каждому опережающему и запаздывающему показателю вы видите лишь то, что вам следует знать. Вы знаете, где находитесь в настоящий момент, где должны находиться и куда вам следует стремиться. В зависимости от вашего текущего положения относительно того, где вы должны находиться, индикатор имеет зеленый, желтый или красный цвет. Перемещаясь вправо, вы видите два опережающих показателя, над которыми работает команда Сюзан для достижения командной КВЦ:

• еженедельно обеспечивать два личных визита клиентов в отель в расчете на каждого сотрудника;

• дополнительно предлагать барное меню премиум-класса во время проведения 90 % всех мероприятий.

Каждую неделю вводятся фактические результаты по опережающим показателям, чтобы команда знала, успешно или нет она справляется с ними, и – что гораздо важнее – прогнозируют ли опережающие показатели изменения запаздывающих показателей.

На инструментальной панели видно, что Сюзан и команда успешно справляются с осуществлением опережающего показателя по визитам клиентов, но не дотягивают до цели по дополнительным предложениям.

Владея такой информацией, Сюзан и команда готовы принять обязательства, которые смогут изменить счет по опережающим показателям и в конечном счете – по командной КВЦ.

Члены команды могут освежить в памяти обещания, которые они дали на прошлой неделе, и отчитаться перед командой об их выполнении. В данном примере выполнение обязательства отмечается в окошке, расположенном рядом с ним.

Члены команды также могут давать обещания на будущую неделю для дальнейшего изменения счета. Изображение на предыдущей странице позволяет найти подробное описание одного недельного обязательства Сюзан.

Теперь все компоненты игры Сюзан собраны в одном месте, благодаря чему общее качество работы команды определяется легко и быстро.

Собрание по КВЦ

Каждую неделю команда Сюзан собирается для 30-минутного собрания по КВЦ, придерживаясь описанного выше графика.

Перед собранием у каждого из членов команды имеется три важных обязанности:

1. Зафиксировать личные достижения по опережающим показателям.

2. Отметить обязательства прошлой недели, которые были выполнены.

3. Записать обязательства на следующую неделю.

Обо всех трех обязанностях необходимо позаботиться до начала собрания. Благодаря этому оно может протекать в быстром темпе, но тем не менее давать возможность каждому члену команды отчитаться персонально, поскольку их результаты один за другим оглашаются во время собрания.

Например, в последней главе мы читали, что Ким сообщила о своих результатах.

Ким:На прошлой неделе я дала обещание лично встретиться с руководителями двух компаний, которые только что открыли новые офисы в центре города, и я это сделала. Хорошая новость – с одним из них у нас запланирован визит в отель на следующей неделе!

Если говорить о табло, то я организовала два визита клиентов в отель, но дополнительное предложение сделала только одному из них, в результате чего мой счет равняется 50 %, и на следующей неделе я его улучшу.

На следующей неделе я переговорю, лично или по телефону, с двумя своими клиентами, проводившими у нас в прошлом году годовые собрания, но пока не изъявившими желания сделать это в текущем году. Я хочу пригласить их посетить наш отель, чтобы осмотреть новый банкетный зал, и постараюсь убедить подписать договор в этом году.

Пока Ким выступала с отчетом, Сюзан продемонстрировала ее результаты с помощью сайта https://www.my4dx.com.

Аналогичным образом все члены команды Сюзан видят достигнутые ими индивидуальные результаты, в то время как они устно их оглашают. В конце собрания Сюзан еще раз показала результаты всей команде, одобрила их и предложила финальные рекомендации.

Если бы команда Сюзан работала в разных местах или если бы любой из ее членов отсутствовал на собрании, они могли бы получить доступ к сайту https://www.my4dx.com через Интернет и увидеть изображение, словно присутствовали бы в комнате вместе с остальными. Это особенно эффективно для поддержания отчетности, если команды разбросаны географически; в подобных ситуациях программное обеспечение выступает в качестве замены реального табло.