А. Бородич - Международный переговорный процесс Страница 14

Необходимо иметь в виду, что делегации, если их несколько, размещаются в гостиницах одинакового уровня комфортности, руководитель должен иметь отдельный кабинет.

К важнейшим составляющим компонентам переговорного процесса относится место проведения переговоров. Считается, что идеальным для переговоров подходит спокойное, комфортабельное и нейтральное, никак не связанное с профессиональной деятельностью переговорщиков место. Помещение лучше подобрать таким образом, чтобы ничто не отвлекало внимания переговорщиков, не мешало сосредоточиться на главном; не вызывало отрицательных ассоциаций; насколько достаточны площадь и освещение, подходящие мебель и дизайн; помещение и находящееся в нем предметы соответствуют ли статусу переговорщиков.

Особое внимание уделяется удобству подхода (подъезда) к месту переговоров, месту расположения парковки автотранспорта, месту организации питания (ресторана, кафе). Место проведения переговоров обычно оговаривается заранее их организаторами. На двусторонних переговорах обычно это ложится на плечи принимающей стороны. Если же переговоры проводятся в другом государстве – то стороны договариваются о месте их проведения и взаимных расходах.

Для успешного ведения переговоров большое значение имеет также размещение делегаций, создание каждой из них равных условий, при которых они не испытывали бы каких-либо ущемлений и неудобств. Необходимо тщательно подобрать помещения для размещения каждой делегации: её главы, делегатов, секретариата, место хранения имущества и документов. На столе в зале заседаний для каждой делегации устанавливаются персональные компьютеры, микрофоны. Таблички одинакового формата с полным официальным наименованием государства, а также таблички, например, «Министр внутренних дел Республики Беларусь», «Председатель Совета Министров внутренних дел Содружества Независимых Государств», «Свободный микрофон». Если переговоры проходят в рамках международной организации, то в зале заседаний устанавливаются в алфавитном порядке названия государств, с лева направо флаги государств – участников, а флаг международной организации – в центре линии.

На столах раскладываются бумага и письменные принадлежности. В соответствии с международной практикой во время заседаний делегации размещаются в порядке алфавита против часовой стрелки. За столом располагаются: руководитель делегации, справа – определённое им должностное лицо, за ним – остальные члены официальной делегации.

За столом переговоров предусматривается одно свободное место для докладчиков по вопросам повестки дня. В зале заседаний предусматриваются места для приглашенных и стенографисток.

На столе закрытого заседания, в отличие от пленарных, устанавливаются таблички с указанием фамилии, имени и отчества главы делегации. В случае. если в зале не установлены государственные флаги, то на столе устанавливаются флажки государств – участников переговоров.

Классический справочник по дипломатическому протоколу Дж. Вуда и Ж. Серре дает описание пяти основных вариантов рассадки председателя и членов делегации на двусторонних и многосторонних переговорах [18, с.96—97].

Вариант 1

Вариант 2

Вариант 3

Вариант 4

Вариант 5

Форма стола имеет не только протокольное значение, но и психологическое, так как во многом может влиять на итоги ваших переговоров с посетителем или партнером.

Часто в рабочих кабинетах столы ставятся буквой Т. Чем выше положение занимает руководитель, тем больше эта буква. Посетителю часто предлагают сесть за такой стол, во главе которого находится хозяин данного кабинета. В этом случае сразу проявляются отношения доминирования. Сказанное не означает, что не следует иметь у себя подобные столы, просто надо хорошо себе представлять, что означает такая рассадка. Когда доминирование надо подчеркнуть, тогда она вполне оправдана. Бывают ситуации, в которых хозяин кабинета выступает на равных со своим собеседником. В этом случае, если позволяет площадь кабинета, можно отдельно поставить стол для проведения деловых бесед. Такой стол может также использоваться и для совещаний с подчиненными, когда руководитель не желает навязывать своего мнения, быть какое-то время с ними «на равных».

Квадратный стол может создать атмосферу соревновательности или вызвать оборонительные реакции. Он может использоваться для проведения коротких деловых обсуждений. Люди, расположенные по правую сторону от вас, скорее всего, будут более расположены к сотрудничеству с вами, чем те, которые сидят слева. А сидящие напротив вас – настроены наиболее оппозиционно.

Прямоугольный стол чаще всего используется при проведении переговоров. Чем шире стол, тем больше не только физическая, но и психологическая дистанция между участниками переговоров. А это значит, что тем легче сказать «нет» противоположной стороне. Слишком узкий стол создает дискомфорт у участников переговоров – кажется, что партнер «заглядывает» вам в записи.

Круглый стол создает более свободную атмосферу. Он хорош при совместной работе над проектом. Не случайно существует выражение «беседа за круглым столом». Круглый стол снимает статусные различия между участниками переговоров или беседы. В результате этого руководитель и подчиненные психологически в значительной степени оказываются на одном уровне. Он подразумевает равноправие участников, а также часто неформальную беседу, свободный обмен мнениями и взглядами. При рассадке за круглым столом важно предусмотреть, чтобы его пространство в равной мере было распределено между участниками. Беседа за журнальным столиком будет носить еще более неформальный, неофициальный характер. Если при этом хозяин кабинета предлагает гостю чашку чая или кофе, то тем самым он настраивает его на дружеский тон. В такой беседе деловые отношения могут быть затронуты в самом общем виде. Но даже, если в кабинете есть только один Т-образный стол, а принимающий гостя не желает демонстрировать доминирование над своим собеседником, то он может выйти и сесть напротив, или при менее официальном разговоре – наискось.

Двусторонние переговоры проводятся за прямоугольным столом, в центре напротив друг друга сидят главы делегаций, справа и слева от них – члены делегаций по рангам по нисходящей, в торцах стола – секретари. Переводчик сидит слева или позади от главы делегации (вариант 1). На многосторонних переговорах возможны варианты. В зависимости о формы стола порядок рассадки определяется в алфавитном порядке официального языка, определенного процедурой (варианты 2 и 3). Вариант 4 применяется в случае разногласий по политическим мотивам между приглашенными и приглашающими странами. Вариант 5 применяется в том случае, если группа делегаций ожидает представителей других стран.

На многосторонних переговорах все делегации имеют равные права, и к ним должно проявляться одинаковое отношение. Руководители делегаций имеют право на одинаковые почести независимо от того, являются ли они членами правительства, дипломатами или другими должностными лицами. Прения проводятся в соответствии с принципом равенства, очередность выступлений определяется в алфавитном порядке официального языка переговоров.

Заранее уславливаются, что председательствовать на переговорах будет руководитель делегации страны, на территории которой проходят переговоры, либо руководитель делегации по принципу ежедневной ротации, или иным согласованным образом. Правило алфавитного порядка действует и в том случае, если заблаговременно не договорились о какой – либо иной процедуре.

Представление делегаций на переговорах происходит следующим образом: первым представляется глава делегации принимающей стороны и представляет (по убывающей) членов своей делегации. Затем то же самое делают руководители других делегации. Такой порядок подчеркивает уважение к гостям, поскольку, согласно общим правилам, вначале представляются делегаты, имеющие статус ниже. На переговорах, проводимых в Исполнительном комитете СНГ, следуют правилу, согласно которому делегации представляет должностное лицо, открывающее переговоры.

Обмен подарками (сувенирами) осуществляется на первой встрече. Вначале сувениры вручает принимающая сторона, а затем гости.

В двусторонних переговорах роль фактического председательствующего выполняет руководитель делегации страны, на территории которой проводятся переговоры. В начале переговоров он приветствует гостей и, как правило, приглашает их первыми высказаться по повестке дня и существу подлежащей обсуждению проблемы. Если двусторонние переговоры проходят на территории третьего государства, то их участники договариваются о поочередном выполнении функций председательствующего, например, меняясь в этом качестве каждый день.