Ольга Азарова - Я Вам пишу... Деловые и личные письма по-английски и по-русски Страница 10

I must state, however, that there have been quite a few complaints on your part recently, and I cannot help feeling that your sole aim is to obtain an allowance.

Please note that from now on we are not willing to accept any deductions from the price invoiced to you.

As to your latest complain I have to inform you that we are not willing to accept it.

I very much regret being compelled to write to you in this way.

Sincerely yours,

Пример 3. Ответ на жалобу о задержке в доставке товаров.

Dear Mr. Smith

Your Order XXX from DDMMYY

We are very sorry that you complained of delay in delivery of the goods dispatched against the order mentioned above.

We received your order on May 22 and passed it immediately to our despatch department. Our stock record showed the quantity to be available.

Our despatch department confirmed that the goods were sent on May 25.

We have instructed our agent Mr. Petrov to investigate this matter and will write to you as soon as we receive his report.

We are very sorry for the delay and hope that you have not been caused any serious inconvenience.

Sincerely yours,

3. Сопроводительное письмо к резюме

Получить работу можно двумя способами: либо занять объявленную вакансию, либо добиться, чтобы такая вакансия была объявлена по результатам Вашего письма. Поэтому сопроводительные письма в каждом конкретном случае пишутся по-разному. Цель сопроводительного письма и резюме – получить интервью, т.е. личную встречу с работодателем.

Золотое правило:

Без интервью, т.е. личной встречи с работодателем, Ваши шансы на получение работы равны нулю. Удачные сопроводительное письмо и резюме призваны сделать эту встречу реальной.

Сопроводительное письмо и резюме составляют единый пакет документов, которые вы должны подготовить для подачи в отдел кадров компании. Подготовка и написание сопроводительных писем – большой труд и большое искусство, которое можно сравнить со снайперской стрельбой. Чтобы попасть в «яблочко», нужно сделать сотни учебных выстрелов. При этом существует ряд Золотых правил, которым полезно следовать.

Золотое правило:

1. Письмо и резюме должны быть напечатаны на бумаге одного сорта.

2. Информация, содержащаяся в обоих документах, не должна повторяться.

3. Письмо должно занимать не более одной страницы! Две и более страницы пишутся в особых случаях по предварительной просьбе получателя.

4. В предложении не должно быть более 20 слов. Длинные предложения разделите на два, длинные слова замените на короткие. Следуйте формуле KISS.

5. Письмо должно быть адресовано конкретному человеку, ответственному за прием сотрудников. Письма с обращениями типа «To whom it may concern» или «Dear Sir/Madam» будут прямым ходом отправлены в мусорную корзину.

6. Если у Вас хороший почерк, имеет смысл надписать конверт от руки. Ваше письмо должно чем-то положительным выделяться из груды писем претендентов.

7. В некоторых случаях можно указать, что в конверте содержатся документы с личными данными. Надпишите на конверте «Personal and confidential».

8. Если в объявлении просят указать ожидаемую зарплату, обязательно выполните это требование.

9. Не указывайте номера свого служебного телефона. Достойным объяснением может быть фраза « While I prefer not to use my employer’s time taking personal calls at work, with discretion I can be reached at (123) 345 678 890».

10. Избегайте пользоваться профессиональным жаргоном!

11. Для выделения особо важной информации пользуйтесь в разумных пределах сервисными функциями вашего редактора – различными фонтами, подчеркиванием, жирным и наклонным шрифтами.

12. Ни в коем случае не критикуйте Ваше настоящее место работы, начальника, сослуживцев, выполняемую работу!

13. Представьте себя в лучшем виде.

14. Для этого используйте четкие формулировки, «полезные» глаголы. Список прилагается ниже.

15. Примите к сведению, что максимальное время, на которое ваше письмо может привлечь внимание, составляет 30 секунд. Прочтите свое письмо за 30 секунд и сформулируйте, что Вы из него поняли, какое у Вас впечатление.

16. Прочтите свое письмо вслух, подумайте, какие абзацы и предложения можно убрать, какой информации не хватает. Прочтите письмо независимому эксперту, посоветуйтесь с разумными людьми.

17. Отложите письмо на некоторое время, взгляните на него «свежим глазом».

Качества администратора  –  Management Skills

Управлял – administered, (про)анализировал – analyzed, определял, назначал — assigned, достиг – attained , председательствовал – chaired, консолидировал, объединял – consolidated, заключил сделку, соглашение — contracted, координировал — coordinated, делегировал — delegated, развил — developed, направлял — directed, оценивал — evaluated, исполнял — executed, улучшил — improved, увеличил — increased, организовал — organized, наблюдал — oversaw, планировал — planned, установил приоритеты — prioritized, произвел — produced, рекомендовал — recommended, рецензировал, пересмотрел — reviewed, намечал,составлял планы, назначал — scheduled, укрепил, усилил — strengthened, наблюдал, контролировал — supervised.

Способности к общению  –  Communication Skills

Адресовывал, обращался — addressed, устраивал, приводил в порядок — arranged, уполномочивал, санкционировал — authored, сотрудничал — collaborated, убеждал, убедил — convinced, согласовывал — corresponded, развивал, развил – developed, направлял — directed, набрасывал (черновик) — drafted, редактировал — edited, вербовал, нанимал — enlisted, формулировал — formulated, оказывал влияние — influenced, объяснял, переводил — interpreted, читал лекции, отчитывался — lectured, посредничал — mediated, смягчал (разногласия), вел (передачу) — moderated, участвовал в переговорах — negotiated, убеждал, склонял — persuaded, выдвигал, продвигал — promoted, опубликовал, сделал достоянием гласности — publicized, примирял, улаживал — reconciled, нанимал (на работу), рекрутировал — recruited, говорил — spoke, перевел, переводил — translated, писал, написал — wrote.

Качества исследователя  –  Research Skills

Выяснил, прояснил — clarified, собрал — collected, подверг критике — critiqued, поставил диагноз — diagnosed, оценил — evaluated, исследовал, осмотрел — examined, выделил — extracted, идентифицировал, отождествил — identified, инспектировал, осматривал — inspected, интерпретировал, объяснил, растолковал, перевел — interpreted, проводил, провел интервью — interviewed, исследовал — investigated, организовал — organized, пересмотрел — reviewed, суммировал, резюмировал — summarized, сделал обзор — surveyed.

Технические способности  –  Technical Skills

Собрал — assembled, построил — built, рассчитал — calculated, сконструировал — designed, изобрел — devised, соорудил, (с)проектировал — engineered, поддерживал — maintained, управлял, приводил с действие — operated, (от)ремонтировал — overhauled, программировал — programmed, перестроил — remodelled, (от)ремонтировал — repaired, решил (задачу) — solved, модернизировал – upgraded.

Преподавательские способности  –  Teaching Skills

Адаптировал, переделал — adapted, советовал — advised, разъяснил — clarified, тренировал, (под)готовил (к экзамену) — coached, общался — communicated, координировал, согласовывал –coordinated, разрешил парадокс — demystified, развил, развивал — developed, дал возможность, сделал возможным — enabled, поощрял, ободрял — encouraged, оценил — evaluated, объяснил — explained, облегчил — facilitated, направлял, руководил — guided, информировал, сообщал — informed, инструктировал, (под)готовил — instructed, убеждал, убедил — persuaded, установил цели — set goals, стимулировал, поощрял — stimulated, тренировал, (под)готовил — trained.

Качества финансиста  –  Financial Skills

Руководил — administered, размещал, распределял ассигновал — allocated, (про)анализировал — analyzed, оценивал, определял стоимость — appraised, проводил ревизию — audited, составлял балансовый отчет — balanced, составлял бюджет — budgeted, рассчитывал — calculated, вычислял — computed, развил — developed, составил прогноз — forecasted, управлял — managed, занимался продажами на рынке (ценных бумаг, металлов и т.д.) — marketed, планировал — planned, готовил проект — projected, исследовал — researched.

Творческие способности  –  Creative Skills