Сергей Потапов - Как управлять проектами Страница 10

...

Стремление идти широкой, протоптанной дорогой и нежелание при необходимости лавировать и менять направление могут привести к губительным последствиям для команды.

Давление на членов команды

Время от времени в командах с групповым мышлением появляются «бунтовщики» – сотрудники, подвергающие сомнению единодушно принятые решения, имеющие и отстаивающие свою точку зрения. Подобные индивидуумы моментально подвергаются мягкой или жесткой обработке. Мягкая обработка заключается в демонстрации всех благ, доступных лояльному члену группы, жесткая может заставить бунтаря покинуть враждебный ему коллектив.

Самоцензура

Каждый член команды с групповым мышлением вынужден постоянно подвергать себя жесткой самоцензуре и задавать вопросы: «Как воспримет команда мое предложение? Не будет ли оно противоречить установленным нормам и критериям? Не преувеличиваю ли я значимость своих сомнений?» Из-за боязни отклониться от общей точки зрения команда лишается свежих и ярких решений, утрачивает возможность предупреждения проблем, перестает быть коллективом, состоящим из незаурядных и неординарных личностей. Более того, подобный симптом губительно влияет и на каждого сотрудника, превращая его в заурядный винтик командного механизма.

...При успешной стратегии давления команда теряет право на критику, а при неумении критиковать свои действия попадает в разряд обреченных.

Иллюзия единодушия

Единодушие, царящее в команде с групповым мышлением, является ложным (или иллюзорным) единодушием. То, что члены коллектива не высказывают отличные от общепризнанных мнения, говорит не о единодушии, а о нежелании вызвать антипатию и удивление окружающих, испытать на себе давление команды. В любой момент может возникнуть ситуация, когда с предложением согласен лишь тот, кто его выдвинул.

...

Привычка подавлять собственное несогласие может заставить всех членов команды принять заведомо неверное решение.

...

Полиция нравов» не только не допускает возможности проникновения объективной информации, но и выступает против сослуживцев, рискнувших «вынести сор из избы» и обнародовать мнения, неприятные или отличные от мнения других факты.

«Полиция нравов»

Члены команды с групповым мышлением неосознанно оберегают своих коллег от проникновения в коллектив негативной информации, способной нарушить идиллию, царящую в группе. Зачастую эта информация оказывается жизненно важной для дела: сведения о негативной деятельности конкурентов, предположения о возможности возникновения проблем и осложнений в работе.

Уверенность в несостоятельности конкурентов

Команда, страдающая симптомом группового мышления, уверена в слабости и несостоятельности своих противников и конкурентов. Кроме того, конкурент подвергается заведомо негативному восприятию. Команда-соперник считается не только слабой и неэффективной, но и аморальной, неприятной, враждебной, порочной – т. е. наделяется всеми имеющимися в наличии негативными чертами.

Уверенность в высокой моральности команды

Команда не подвергает сомнению моральность принятых решений. Уверенность в собственной непогрешимости настолько велика, что сомнения, питаемые каждым членом коллектива, гаснут под воздействием всеобщего молчания. В командах, подверженных групповому мышлению, этот процесс может зайти настолько далеко, что нормами становятся безнравственные, неэтичные и аморальные действия («что позволено Юпитеру, не позволено быку»).

ЭФФЕКТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ

Достоинства и недостатки совещаний уже много лет являются предметом оживленных споров и обсуждений. Интересно и поучительно, что многие представители деловой мысли рассматривают совещания как скучные и бесполезные явления деятельности организации. Порой это и в самом деле соответствует действительности, как, например, в фирмах, в которых нежелание или неспособность к эффективной деятельности прикрываются надуманной необходимостью постоянно что-то обсуждать.

Здесь мы предлагаем вам подробнее ознакомиться с типами, стилями и функциями совещаний, причинами их возможной неэффективности и подумать о том, как сделать совещания продуктивными.

...

История знает множество жертв стереотипа несостоятельности конкурентов, когда действительно сильные армии терпели поражение именно из-за уверенности в ничтожности противоборствующих сил.

...

Часто члены группы бывают настолько уверены в величии своих целей, что мыслят соответственно лозунгу «цель оправдывает средства».

...

Совещания не обязательно должны быть такими, какими они видятся критикам. Это полезный инструмент, без которого нельзя обойтись при планировании и реализации проекта.

Типы совещаний

Для простоты обсуждения совещаний также выделяют их возможные типы. Следует заметить, что в данном случае об их совмещении речь идти не может, поскольку совещания разных типов существенно отличаются друг от друга как своими целями, так и результатами, а также правилами проведения. Совещания разных типов требуют различного подхода к организации и проведению, поэтому попытка совмещения, вероятнее всего, к положительному результату не приведет. Всего можно выделить 4 общих типа совещаний:

• информационные;

• проблемные;

• стратегические;

• финальные.

Информационные совещания

Целями таких совещаний являются .инструктаж работников, передача распоряжений, указаний и просто информации. На таких совещаниях не принимаются решения, не составляются планы будущей деятельности; их задача – всего лишь передать нужную информацию.

...

Предприятия, характеризуемые централизованной системой управления, будут наиболее часто прибегать к информационным заседаниям.

Проблемные совещания

Такие совещания имеют формально утвержденную повестку дня и проводятся с целью обсуждения значимых для организации вопросов, решения возникших проблем и обмена информацией.

Стратегические совещания

Такие совещания бывают посвящены разработке политики и стратегии организации, планированию ее текущей и будущей деятельности, выявлению ее краткосрочных и долгосрочных целей.

...

Комитеты, которые порой называют рабочими группами, являют собой наименее формальный тип совещаний.

Финальные совещания

Такие совещания и заседания проводятся с целью заслушивания отчетов о результатах проделанной работы, обсуждения достигнутых успехов, оценки прогресса, достигнутого организацией, а также анализа допущенных в ходе деятельности ошибок.

Функции совещаний

Утверждения о бесполезности совещаний часто бывают необоснованны, и их, несомненно, можно оспорить. При реализации проекта процесс проведения совещания является распространенным методом общения участников проекта. В целом совещания имеют несколько функций, объединенных в следующие группы:

• работа с информацией;

• оценка состояния дел;

• принятие решений;

• распределение ресурсов и обязанностей.

Работа с информацией

Эта наиболее обширная группа функций важна на всех этапах работы с проектом и включает в себя сбор информации (в том числе озвучивание знаний, опыта и претензий участников совещаний), предоставление информации и озвучивание выводов из имеющихся данных.

Оценка состояния дел

Оценивая сложившееся положение, важно не только суметь сосредоточиться на текущем состоянии дел, но и попытаться спрогнозировать последствия как положения в настоящий момент, так и планируемых изменений.

...

Помните

Успешное выполнение функции по оценке состояния дел напрямую связано с эффективной обработкой информации.

Принятие решений

Принятие решений (как организационных, так и стратегических) о будущих действиях фирмы вытекает в свою очередь из процесса оценивания состояния дел фирмы.

К этой группе функций относится и решение проблем, возникших в результате неэффективной работы с информацией, неверной оценки ситуации или по каким-либо другим причинам.

...

Продуктивность 4 совещания на прямую зависит от степени понимания стиля совещания и соответствия этому стилю. Примерами такой продуктивности могут s служить как более эффективное использование уже имеющихся в вашем распоряжении возможностей, так и оказание влияния на сам стиль совещания, изменение его на более приемлемый и способствующий оптимальному достижению целей, поставленных фирмой.

Распределение ресурсов и обязанностей