Как стать организованным? Личная эффективность для студентов - Рон Фрай Страница 15

Поэтому стоит начать с фиксирования дат всех важных тестов, сроков сдачи курсовых и проектов, будущих встреч (да-да, это не только для школьной работы) и для всего остального, что вам необходимо запомнить. На странице 93–94 вы найдете пример заполнения планера на месяц. Обратите внимание, что там мало деталей. Это лишь моментальный снимок. Запомнили?

Ваш ежедневник

Это самый важный среди ваших инструментов и однозначно самый необходимый. Найдите формат, который будет для вас работать. Я предпочитаю тот, который представлен на страницах 95–99, где понедельник, вторник и среда на левой стороне, а остальная часть недели с четверга по воскресенье справа. Он может быть в формате записной книжки или тетради на спирали. В любом случае этот формат позволит вам сразу охватить взглядом всю неделю, и именно здесь вы сможете зафиксировать все детали. Вот почему я предпочитаю именно такой формат персональному цифровому секретарю и тем записным книжкам, где целая страница отводится на один день. Возможно, в таком случае у вас будет больше места, где записать дела. Однако вам придется постоянно листать его туда-сюда, чтобы посмотреть, что запланировано на завтра или послезавтра, а это занимает много времени.

В примере ежедневника, представленного на страницах 95–99, наша студентка – назовем ее Линдси – проделала непростую работу. Она непросто записала всю свою домашнюю работу.

Во-первых, она расставила приоритеты: цифры «1», «2», «3» слева от каждой записи.

Во-вторых, она оценила количество времени, которое требуется для выполнения каждого задания (колонка «В» – «Время»), и количество времени, которое действительно на это уходит (колонка «Д» – «Действительно»). Она использовала минуты, но вы можете увеличить интервалы до нескольких часов, если вам так проще. Вы будете устанавливать количество времени, так или иначе исходя из того времени, которое у вас есть для учебы. Если окажется, что вы тратите больше времени на выполнение заданий, чем вы запланировали, то вам всегда стоит прибавлять «гарантийный резерв» к вашим подсчетам. Затем суммируйте все свои подсчеты и проверьте, что вы не должны по вашему сидеть до 4:00 утра!

И в завершение всего Линдси добавила к домашним заданиям напоминания себе о походе в магазин за продуктами и другими вещами, о важных звонках, о репетиции и обо многих других вещах.

Есть также проекты, которые Линдси не должна сдавать на этой неделе: работа по английскому, небольшой тест по геометрии, большой тест по истории. Линдси выделила специальное время для того, чтобы выбрать тему для работы по английскому, получить одобрение преподавателя и даже для того, чтобы начать предварительное исследование. Она также запланировала время для изучения геометрии и истории.

Даты, когда необходимо сдавать проекты и писать контрольные, на самом деле, фиксируются дважды: один раз в ее ежедневнике и один раз в ее долгосрочном планере. Однако шаги, которые необходимо предпринять для написания работы, и время, которое ей нужно на подготовку к тестам, отражаются только в ее ежедневнике. (Конечно, это не безусловное правило. Без сомнения, вы можете записать этапы выполнения будущих проектов в свой долгосрочный планер тоже. Однако я предпочитаю не засорять его огромным количеством деталей.)

Что еще примечательного в ежедневнике Линдси? Она хорошо расставила приоритеты: задания, которые нужно подготовить на завтра, помечены цифрой «1», те, которые нужно сдавать позже, стоят под номером «2» или даже «3». Она добросовестно записала время, которое она хотела бы потратить на выполнение каждого из них, и отметила также, сколько она его потратила на них в действительности. И она сэкономила время для поиска телефонных номеров, записав их прямо в ежедневнике.

Однако Линдси не так успешно определяет время, которое ей требуется для выполнения домашней работы, как хотелось бы. С геометрией она всегда сидит дольше, чем она планирует, и ее лабораторная по биологии, очевидно, оказалась более сложной, чем она ожидала. Она запланировала пять часов на репетицию с группой – однако потратила все восемь. И возможно, именно поэтому она не успела начать писать свою работу по английскому. Непонятно также, запланировала ли она «время на макияж» на следующую неделю или нет.

Если вы начнете вести свой ежедневник таким образом, очень скоро вы почувствуете, что он – это ваша жизнь. Вы всегда будете носить его с собой, и для вас будет трагедией, если вы забудете его взять или, не дай бог, потеряете его где-то.

Повесьте свой долгосрочный планер на стену или положите его перед собой на рабочий стол, а ежедневник носите с собой везде. Все новые проекты, дела, встречи и тому подобное сразу заносите в свой ежедневник. Затем переносите ключевые даты в свой долгосрочный планер.

Запомните: даже если это простое задание, которое вы точно закончите в течение недели (например, прочитать страницы 201–274, подготовиться к небольшому тесту, проверить работу на наличие ошибок), – оно должно быть в вашем ежедневнике.

Однако если это сложное задание, которое требует нескольких подходов и для выполнения которого потребуется неделя или больше, то окончательная дата сдачи должна быть занесена в ваш долгосрочный планер, а отдельные шаги стоит записать в ежедневник.

А если на горизонте показался серьезный тест, то вы можете воспользоваться Предтестовым Органайзером, который я включил в конец этой главы. Вам никогда не придется беспокоиться о том, что у вас нет необходимых материалов, если вы действительно готовы учиться.

Цыплят по осени считают

Чтобы любая система тайм-менеджмента заработала, ее необходимо использовать регулярно. Прежде чем продолжить, выберите для себя время в конце недели (воскресенье – идеальный вариант), когда вы сможете сесть и спланировать предстоящую неделю. Вы не должны тратить на это огромное количество времени. Возможно, вы потратите всего лишь полчаса на то, чтобы просмотреть свои дела на следующую неделю и выделить время на выполнение домашних заданий.

Несмотря на то что это всего лишь полчаса, это будет лучшее время в течение недели, потому что вы будете «пожинать плоды» работы в течение этого короткого периода всю следующую неделю и даже после нее!

Прежде всего, определите, что из того, что вам предстоит сделать в течение недели, еще не зафиксировано в вашем ежедневнике. Посмотрите на свой долгосрочный планер и определите, какие задания необходимо выполнить на этой неделе для крупных учебных проектов. Добавьте все дополнительные задания, которые должны быть сделаны, начиная с подарка на день рождения вашей сестры и ежемесячной встречей волонтеров и заканчивая домашней работой, которую задали совсем недавно.

Не забывайте разбивать долгосрочные или сложные проекты на небольшие, пошаговые задания, которые можно включить в ваше расписание. Генри Форд говорил: «Никакое дело не покажется невыполнимым, если разбить его на мелкие