Как стать организованным? Личная эффективность для студентов - Рон Фрай Страница 16

Составив список дел, вы можете переходить к следующему шагу – расстановке приоритетов.

Расстановка приоритетов

Если вы садитесь заниматься, не имея перед собой четкого плана, вы просто ныряете с головой в первое задание, которое попадется вам под руку. В чем опасность такого подхода, мы уже обсудили ранее: очень мала вероятность того, что первое, за что вы сядете, окажется самым важным заданием.

Если вы обнаружите, что забываете переносить информацию из вашего долгосрочного планера в ваш ежедневник (или наоборот) или что вам просто необходимо что-то еще, чтобы помнить самые важные задания, то Лист приоритетов – это еще один инструмент, которым вы можете воспользоваться. Его единственная задача – помочь вам расположить ваши дела в порядке важности, но не зафиксировать (зафиксировать их – это задача вашего ежедневника). Таким образом, даже если у вас не будет хватать времени на все, вы, по крайней мере, сможете выполнить самые важные задания. Невозможно эффективно выполнить важные дела на сегодня, если вы еще не выполнили важные дела, запланированные на вчера или на прошлую неделю!

Для начала спросите себя: «Если бы мне нужно было сделать всего лишь несколько вещей в течение недели, чтобы я сделал?» Отметьте эти задачи с помощью букв «ОВ» (очень важно) или цифры «1». После того как вы выяснили, какие дела должны быть выполнены срочно, подумайте о делах менее важных, о делах, которые могут подождать до следующей недели, если нужно. (К этим делам можно отнести и важные задания, которые не требуют выполнения на этой неделе.) Это наименее важные дела. По крайней мере, на этой неделе вы можете пометить их как «НВ» (не важно) или «3».

Все остальные задачи располагаются где-то посередине между очень важными и не очень важными. Как следует посмотрите на них. Если вы уверены, что ни одна из них не относится ни к первой, ни к последней группе, то пометьте их буквами «СВ» (средней важности) или цифрой «2».

Если какие-то дела с пометкой «не важно» вы откладываете на потом каждый день, неделю за неделей, то в какой-то момент вам нужно остановиться и решить, нужно ли вам вообще это делать. Это стратегия, которая заставляет какие-то дела и проблемы «исчезнуть». В мире бизнеса некоторые менеджеры целенаправленно не начинают решать определенное количество проблем, ожидая, что они, возможно, сами разрешатся благодаря политике невмешательства. Если это работает в бизнесе, то это должно работать и в учебе. (Однако если вы обнаружите, что постоянно откладываете дела из группы «2» или даже «1», то вам стоит пересмотреть свою систему. Что-то тут не так.)

Образец заполнения Листа приоритетов вы найдете на странице 95. Пустой Лист приоритетов на странице 98 вы можете отксерокопировать и заполнить самостоятельно.

Итак, вы потратили время на то, чтобы подсчитать, сколько займет выполнение каждого задания, и обнаружили, что на какие-то задания всегда требуется больше времени, чем вы думали? Это здорово! Есть отличный способ использовать эти подсчеты, чтобы мотивировать себя: вместо того чтобы записывать, сколько в действительности займет выполнение какого-то дела, запишите время, которое вы бы хотели на него потратить. В чем разница? Теперь у вас появилась цель. Она будет оказывать на вас незначительное давление, и вы будете стараться чуточку больше, чтобы закончить вовремя.

Вы можете расширить применение этой техники постановки цели. Запишите время, за которое вы хотели бы прочесть страницу из десяти заданных страниц или за которое вы хотели бы решить каждую из двадцати математических задач в домашней работе. Постановка таких небольших целей по времени отлично вас мотивирует, и это очень хороший способ улучшить вашу концентрацию и заставить вас меньше прокрастинировать.

Если вам не хватает времени на еду и сон

Может быть и так, что вы прекрасно справляетесь с домашними заданиями и выполнением других важных дел, но вы не очень успеваете жить своей жизнью. Если это действительно так, то вам стоит внести в свой ежедневник еще больше деталей, записав то, что является как бы «данностью»: время, которое вам необходимо для сна, еды, работы и посещения занятий, и только потом записывать туда курсовые, проекты, домашнее задание, время на учебу и т. д.

Даже если сейчас вы едите на ходу и спите, как придется, вам необходимо включить в свое расписание восемь часов сна и три спокойных приема пищи в день. Вы удивитесь, когда обнаружите, что у вас все равно достаточно времени для всех дел. (Несмотря на то что каждый из нас, возможно, знает кого-то, кто спит три часа в день, питается перекусами и, тем не менее, находит способ учиться на одни пятерки, большинство экспертов все равно утверждают, что регулярное здоровое питание и хороший сон по расписанию – ключевые составляющие успеха в учебе.)

Будьте осторожны! Очень просто настолько увлечься организацией своей жизни, что попросту начать «перегружать» свою жизнь. Отсюда недалеко до состояния, когда вы сломаетесь под тяжестью всех взваленных на себя дел. Именно поэтому зачастую студенты и школьники отказываются от использования базовой системы тайм-менеджмента.

Еще некоторые размышления на тему

В дополнение к важности заданий и времени, которым вы располагаете для их осуществления, есть и другие факторы, которые будут определять, насколько вы успеваете сделать запланированное. Некоторые факторы находятся за пределами вашего контроля: расписание вашей работы, встречи с преподавателями, кураторами или докторами. Однако есть огромное количество факторов, которое вы в состоянии контролировать и должны учитывать каждый раз, когда вы составляете расписание на неделю вперед.

Запланируйте достаточно времени на каждое задание. Вам нужно время, чтобы «войти в тему» и довести дело до конца. Однако, особенно при работе с долгосрочными проектами, не выделяйте на задание слишком много времени. Иначе вы рискуете серьезно устать.

Все люди разные, однако большинство лучше всего усваивает материал в течение 30–45 минут, в зависимости от предмета.

Не переборщите. Планируйте выполнение домашней работы блоками, включая между ними небольшие паузы. (Их также стоит внести в свое расписание.) Например, вы решили, что будете работать три часа во второй половине дня среды над своим исследовательским проектом. Запланируйте пятнадцатиминутную прогулку до магазина с мороженым где-то в середине этого времени. Вы увидите, что эти паузы помогают вам мыслить более ясно и креативно, когда вы снова сядете за работу.

Даже если вы привыкли к более длительным блокам, будьте осторожны с настоящими «марафонами». Не стоит предпочитать шесть-восемь часов без отдыха блокам от одного до двух часов. Чем дольше вы планируете заниматься, тем выше вероятность, что вам придется