Татьяна Купер - Как стать хозяином своей жизни Страница 6

Затем в начале каждой недели:

– отведите десять минут на то, чтобы перечитать приоритеты и определить основные задачи на текущую неделю;

– напишите список всех предстоящих задач на неделю в блокнот для Планов – распределите их по степени важности и значимости;

– внесите наиболее важные и значимые задачи и стратегии в свой Дневник-календарь, распишите их по дням и часам.

Оставляйте менее значимые задачи в блокноте для Планов. Таким образом, у вас всегда найдётся время на то, что действительно важно, в то время как «неважное» можно сделать в любое время. Если этого не сделать, то вы будете просто гоняться за тем, чтобы поставить галочки в вашем списке. Возможно, при этом вы будете гордиться за себя – мол, какой я организованный. Но проблема в том, что, не определив приоритеты, вы начнёте выполнять только легкие и срочные задачи. К сожалению, это произойдет за счет более сложных, но и более важных задач.

Поэтому очень важно поставить самые важные задачи на первое место в своём дневнике. Отведите первые два часа вашего рабочего или свободного времени только для себя и своих приоритетов. Утро является наиболее продуктивным временем для многих людей, когда голова еще ничем не забита, эмоции не успели взять верх, и еще не произошло ничего непредвиденного.

Научитесь контролировать свой день. Ваше время можно разбить на три категории:

– Обязательное время (например, деловые встречи, прием к врачу, курсы, лекции, конференции, церковь и т.д.)

– Неконтролируемое время (неформальные встречи, телефонные разговоры, просьбы, всё неотложное и непредвиденное).

– Контролируемое время. Это время, которое вы выделили для работы над своими главными задачами и целями, и которое осталось от обязательного и неконтролируемого.

Контролируемое время нужно ежедневно защищать от «воров времени», что будет зависеть от вашего умения сказать «Нет». Но как определить, сколько контролируемого времени у вас есть в наличии? Для начала посчитайте всё своё обязательное время (на предстоящий день или неделю), реалистично оценив его количество. Добавьте время, потраченное на непредвиденные обстоятельства (задержки, проблемы, вмешательство, ошибки людей), а затем полученную сумму отнимите от общего времени, которое у вас есть в наличии для работы. Это максимум, на который вы можете рассчитывать и который можете контролировать. Назовите его «Важное Время» и заблокируйте его в дневнике – можно даже разделить его на 2-3 блока в течение дня. Не будьте жадными – начните с реалистически маленького отрезка времени, а затем постепенно его наращивайте. Так вы гораздо быстрее преуспеете.

Заблокируйте «Важное Время» на несколько недель вперед. Запишите в эти блоки, над чем именно вы будете работать. Но даже если вы этого еще не знаете, всё равно заблокируйте – вам определенно понадобится время для выполнения каких-либо важных задач. Представьте, что вы пакуете чемодан. Большие вещи – в первую очередь, а более мелкие – в оставшиеся промежутки. И обязательно уделите несколько минут времени в начале или в конце каждого рабочего дня, чтобы проверить планы и убедиться в том, что вы идете в правильном направлении. В выходные желательно потратить, по меньшей мере, 30 минут, чтобы подумать и распланировать дела на предстоящую неделю, так как хорошее планирование не совмещается с лихорадочной спешкой. Обязательно подведите итоги за неделю – что у вас хорошо получилось, а что нет. Спросите себя, что вам помешало осуществить задуманное, что вы можете улучшить, какие ваши следующие шаги, и как вы можете улучшить свои стратегии.

Только планирование поможет вам защитить свое «важное» время. Когда вы записали что-то в дневнике, намного легче сказать другим людям «Нет». Если бы это было обязательное время (деловая встреча или прием к врачу), вы бы наверняка сказали: «Извините, не могу!» Но почему-то мы легко отодвигаем своё важное время, потраченное только на себя и для себя, ради других людей. Но это необходимо делать только в двух случаях – если вам позвонил либо начальник, либо голливудский кинорежиссёр. Для остальных – желательно не делать этого слишком часто, или, другими словами, только тогда, когда это действительно важно.

И, наконец, вы должны защитить свое «важное» время от самих себя. Не тратьте понапрасну время на всё второстепенное и тривиальное!

Несомненно, для того, чтобы защитить своё важное время, отведённое только на приоритеты, нужно выработать определенные стратегии. Ниже мы перечислим самые продуктивные из них.

– Ограничьте доступ к себе. Для этой цели составьте три списка: 1) люди, которые имеют к вам неограниченный доступ; 2) люди, для которых ваше время ограничено; 3) люди, которых вы хотите избежать. Вы будете удивлены, как мало людей, ради которых вы отбросите всё, обычно попадает в первый список. Но даже этих людей можно предупредить, чтобы они вас не беспокоили. Просто вежливо им объясните, что для вас это очень важно и что это временно. В большинстве случаев многие люди это понимают. Но если так случилось, что кто-то из ваших близких этого не понимает, нужно срочно пересмотреть границы с этим человеком, при этом задав себе важный вопрос: «Почему этот человек саботирует мои важнейшие интересы?»

– Оградите себя от людей из списка «2» и «3». Для этого достаточно закрыть двери, отключить телефон, или воспользоваться автоответчиком, а также выйти из всех социальных сетей Интернета. Вы всегда можете перезвонить или ответить по электронной почте – в любое удобное для вас время. Все будущие встречи планируйте заранее, вокруг вашего основного продуктивного времени. Вы также можете попросить своих друзей и знакомых не приходить к вам домой без звонка, так как будете заняты чем-то важным.

– Если прерывание всё же произошло, сократите его до минимума. Сразу определите, сколько времени вы готовы отдать этому человеку сейчас, в данную минуту, а сколько – перенести на будущее. Если вы сказали собеседнику, что у вас есть десять минут, придерживайтесь этого времени! Иначе в следующий раз он вам не поверит. Если вы сторонник строгой дисциплины, то можете поставить для себя песочные часы или даже установить таймер. Но будьте очень осторожны – некоторые друзья могут это неправильно понять. Поэтому лучше использовать эту стратегию для людей из списка «3».

– Используйте игры. Например, для людей из списка «3» вы можете использовать традиционные фразы типа «Я сейчас очень занят», «Как-нибудь в другой раз», «Меня это не очень интересует» – в зависимости от ситуации. Для остальных людей, с которыми вам еще хочется поддерживать отношения в будущем, подходят более щадящие стратегии. Например, машинальное повторение «Да», озабоченный поминутный взгляд на часы, готовое согласие со всем сказанным, или другие намёки на то, что разговор закончен. Также можно подвести итоги разговора, назначить встречу или звонок в недалёком будущем, и приветливо попрощаться. В некоторых случаях можно просто встать и уйти, под каким-либо важным предлогом. Особенно, если ваш визитёр или телефонный оппонент кажется вам эгоистичным и непонимающим человеком. Другая эффективная стратегия для ситуаций, когда вас кто-то беспокоит своими проблемами и просьбами, это рассказать им о своих собственных проблемах и тоже что-то попросить для вас сделать. В следующий раз они подумают, стоит ли беспокоить вас вообще!

– Что делать с телефоном? Обычно нам кажется довольно трудным не ответить на телефонный звонок. И тут тоже важно помнить об избирательности и фильтрации. К вашим услугам существуют автоответчик или высвечивающийся номер, если вы не можете себе позволить секретаршу. Но что делать, если вы всё же подняли трубку? Этикет (погода, отпуск, экономика) – до минимума, а короткие ответы «Да» или «Нет», «Ты прав» или «Угу» не будут располагать собеседника к дальнейшим расспросам. Никогда не спрашивайте «Почему?» или «Как?», потому что на эти вопросы тяжело ответить кратко. Лучше спросите: «Что-нибудь еще?» или «Это всё?» или просто используйте очередную ложь (кто-то пришел, у вас скоро встреча, пожар в помещении). Лимит только в вашем воображении!

– Никогда не соглашайтесь на неважные виды деятельности, которые предстоят в неопределенном будущем. Проблема в том, что издалека даже слоны кажутся маленькими. Но стоит к ним приблизиться, как они становятся громадными. Вы иногда можете согласиться на несрочное дело, которое предстоит в отдаленном будущем, не думая о том, что это время рано или поздно наступит и вам придется опять прилагать усилия и тратить время. И тогда вы можете пожалеть о своем начальном решении, так как оно не совпадет с вашими теперешними приоритетами.

Дисциплина, ответственность, отчетность

Вы не можете решить проблему времени, если не взяли за неё полную и безоговорочную ответственность, и не сделали выбор в пользу дисциплины. Вы не можете решить проблему времени, если надеетесь, что за вас её решит кто-то другой. Таким образом, существенной составляющей дисциплины является осознание ответственности и право выбора.