Как стать организованным? Личная эффективность для студентов - Рон Фрай Страница 8

Возьмите себе за правило сразу же записывать все задания, поручения, телефонные номера и другую важную информацию в свой ежедневник.

Используйте свою новую систему регулярно

Чтобы проверить эффективность любой системы тайм-менеджмента, ей для начала нужно дать шанс показать себя – испытайте ее. Ни одна программа не будет работать, до тех пор пока ее не начнут использовать регулярно. А регулярность и последовательность требует определенных усилий.

Это как учиться кататься на велосипеде. Сначала может быть больно. Вы можете даже несколько раз упасть. Но стоит вам стать велосипедным профи, как вы начнете передвигаться быстрее и на более дальние расстояния по сравнению с тем временем, когда вам приходилось ходить пешком.

То же самое можно сказать и о техниках, которым вас обучит эта книга: они могут требовать тренировки и привыкания, однако «реорганизовав» свою жизнь на пару недель, вполне возможно, вы обнаружите, что новая система уже превратилась в вашу привычку. С этого момента от вас потребуется намного меньше усилий, чтобы ее придерживаться.

И именно тогда вы заметите результат – когда тайм-менеджмент станет вашей «второй натурой».

2. Как организовать свою жизнь

В одной из моих любимых сценок Эббота и Костелло (американский комедийный дуэт. – Прим. переводчика) незадачливый Костелло стоит перед огромным письменным столом. На столе разбросаны сотни – скорее, нет, тысячи бумаг. Внезапно Эббот, важный начальник, заходит и требует «договор со Смерлингом от 1942 года». Костелло достает огромные щипцы и начинает рыться в бумагах, которые сыплются на пол. В конце концов, он вытаскивает один-единственный лист бумаги. «Договор со Смерлингом от 1942 года», – радостно докладывает он.

Многие из нас наверняка могут похвастаться такой же «организованной» системой хранения данных, как у Костелло, однако вряд ли кто-то (и я не в их числе) будет со всей уверенностью утверждать, что в этом бардаке, который мы называем рабочим столом, можно действительно что-то найти. А если без шуток, то вне зависимости от того, кто сейчас держит в руках эту книгу: студент, домохозяйка или амбициозный сотрудник компании, – умение организовывать свою жизнь станет вашим ключом к успеху в университете, дома и на работе.

Тест: Насколько хорошо вы умеете планировать?

Чтобы узнать, как у вас обстоят дела с планированием, пройдите тест, который я позаимствовал из книги «Как сделать свой рабочий день максимально эффективным», авторами которой являются Джонатан и Сьюзан Кларк (Jonathan and Susan Clark’s, «Make the Most of Your Workday», «Career Press», 1994). Обведите в кружок тот вариант, который лучше всего описывает вас:

(3) согласен (2) не уверен (1) не согласен

Итак, сколько у вас баллов?

25 и больше – у вас есть план, и вы его придерживаетесь.

От 15 до 24 – иногда вы работаете неэффективно.

Менее 15 – как вы вообще справляетесь?

Почему дела не делаются

Вы чувствуете разочарование в конце дня? Вечером ваш список дел такой же длинный, каким он был утром? У вас складывается иногда впечатление, что вы весь день трудились, но не достигли каких-то значительных результатов? Почти все проблемы с продуктивностью связаны с тем или иным пунктом из нижеприведенного списка:

· Отсутствие четких целей. Не имея определенной цели, невозможно эффективно управлять временем и расставлять приоритеты. Вам необходимо разработать ясную, глобальную цель и продумать краткосрочные шаги для ее достижения. Если вы не знаете, куда вы идете, вы никогда там не окажетесь.

· Отсутствие приоритетов. Самый лучший список дел совершенно бесполезен, если он составлен без учета приоритетов. Большинство людей выполняют сначала простые или приятные вещи. Они могут справиться с большинством дел из списка, но не сделать самых важных дел!

· Отсутствие плана на день. Начинать свой день без плана действий означает провести весь свой день, занимаясь ненужными делами. Кто угодно и что угодно может отвлечь вас от дел. И вы совершенно безучастно позволяете всем отвлекать вас, потому что у вас нет способа защитить себя. А так вы точно забудете сделать что-то важное.

· Перфекционизм. Вы не в состоянии закончить и отложить в сторону домашнее задание (контрольную работу, лабораторную, презентацию, да что угодно) до тех пор, пока оно не будет сделано «идеально»? Вы каждый раз тратите часы на то, чтобы улучшить любой свой проект? Даже если вы уже не знаете, как его улучшить, вы уверены, что просто плохо подумали и нужно подумать еще?

· Личная неорганизованность. Даже если вы расставили приоритеты и составили эффективный план, вы можете потерять огромное количество времени, пытаясь отыскать нужные вам вещи в беспорядке на рабочем столе, в документах, ящиках или автомобиле.

· Помехи. Все может идти по плану… До тех пор пока к вам не заглянет друг или не начнется ваша любимая передача по телевизору. Многое из подобного можно избежать; а то, что избежать не получается, нужно контролировать… Или, по крайней мере, вносить в свое расписание, основываясь на своих приоритетах.

· Прокрастинация. Когда нужно готовиться к тесту, всегда найдется какая-нибудь важная работа по дому. В конце концов, еще сама Скарлетт О’Хара говорила о том, что «завтра будет другой день». Привычка откладывать сложные задания на потом приведет к тому, что ваши хорошие оценки «унесет ветром».

Если какие-то из этих проблем, связанных с продуктивностью, относятся к вам, то пора поменять некоторые из ваших привычек. Если вы настроены решительно, то вам будет приятно узнать, что заменить плохие привычки на хорошие довольно-таки просто. По сути, действительно, заменить привычку проще, чем отказываться от нее. Вот план ваших военных действий:

– начните сегодня. Лучшее время для того, чтобы начать становиться более организованным, – это сегодня. Не откладывайте на потом;

– расскажите об этом всем. Не храните в секрете свое решение. Заставьте себя меняться в лучшую сторону, рассказав своим друзьям и своей семье о том, что вы решили сделать, и попросив их помочь вам осуществить задуманное;

– тренируйтесь, тренируйтесь, тренируйтесь. Практика – это моторное масло двигателя любой привычки. Чем больше вы делаете что-то, тем больше это превращается в вашу привычку.

Пирамида целей

Представить себе свои цели, а также их связь друг с другом можно с помощью того, что я называю пирамидой целей. Вот как ее нужно строить:

1. В самом верху листа бумаги напишите, что вы надеетесь получить в итоге от своего образования. Это будет ваша долгосрочная цель и одновременно вершина вашей пирамиды.

2. Под вашей долгосрочной целью (целями) расположите среднесрочные цели –