Тамара Овчинникова - Практика обучения англоязычной письменной речи студентов университета Страница 6

Yours faithfully, Director

ОБРАЗЕЦ

UNIVERSITY OF CAMBRIDGE

From William X

To Dr. Alex Z

Facsimile number

Date 9/5/99

Alex,

It looks as if the Foundation will fund your attendance at the Conference. Have you still enough time to acquire a visa? If there is anything I can do to help, please let me know.

With best wishes, William

PS. I have your fax. It arrived after your phone call.

PPS. Do you have an e-mail address? If so, please let me know, I can be contacted on [email protected]

ОБРАЗЕЦ

SEVEN STARS HOTEL

To Denny F.

Fax No *******

From Stella J.

Fax No

Date 19 February

No of pages (including this one) 1

Dear Mr. F

This is to confirm your booking for a double room from 1 March to 9 March inclusive at the rate of $ 300.00 per night.

We look forward to meeting you soon.

Yours sincerely,

Manager

Электронные сообщения (e-mail message)

В деловом мире электронные сообщения (e-mail message) рассматриваются как полуофициальные документы, которые служат в первую очередь для краткого и оперативного информирования, например, о времени и месте совещания. Кроме того, электронное сообщение уместно использовать, когда необходимо проинформировать о чем-либо большое число адресатов, а также когда требуется срочный ответ. Не следует пользоваться этой формой документа, если нужно сообщить частную или официальную информацию. Наиболее активно такая форма переписки используется внутри компании, а также между компаниями.

По стилю электронные сообщения аналогичны запискам, по форме приближаются к факсимильным сообщениям. В отличие от записок они содержат обязательные разделы: «от кого» (from), «отправлено» (sent), «кому» (to), «тема» (subject), а также дополнительные – «копия» (ее), «скрытая копия» (Ьсс).

В разделе «от кого» указываются имя, фамилия и электронный адрес отправителя, в следующем разделе приводятся дата и время отправления сообщения, далее указываются имя и фамилия получателя. Строку «тема» достаточно раскрыть короткой фразой, излагающей суть послания. Строки «копия» и «скрытая копия» заполняются при необходимости.

ОБРАЗЕЦ

From: Nethekin Gales ([email protected]) 21 October 2004 20:20

Sent: Council members

То:

Subject: Help community make cultural development a priority

Сс:

Вес:

Dear friends,

With the Organization becoming a larger family, and new Council members coming into power, the cultural strategy is being reconsidered. Either it can fade, or if public interest pushes them, the Organization could become a truly significant driver for cultural development. Whether or not you are a member, the Organization seeks your opinions. The more feedback they get, the more seriously they will take cultural development. The questionnaire for voicing your opinion is at the site http//2h.org.

Other languages are available too.

Please fill at least the short version of the questionnaire. Make your opinion count and invite others to participate.

Warmest regards, Nethekin Gales

Tel/

2.7 Повестка дня. Программа совещания

( Agenda. Programme)

Уcnex любого совещания в значительной степени зависит от тщательно продуманной и четко изложенной повестки дня. К числу вводных обязательных разделов относятся сведения о названии или теме, дате, времени и месте проведения совещания. Основная часть повестки дня состоит из перечня вопросов, предложенных к обсуждению. Если по ходу совещания предполагается рассмотрение конкретных документов, то на них в повестке дается ссылка. Кроме того, в случае участия в совещании представителей различных организаций, после открытия проект повестки дня выносится на утверждение участников.

Программа отличается от повестки дня тем, что в ней приводится более подробная информация:

• время и место совещания;

• фамилии председательствующих и выступающих;

• конкретные темы выступлений.

ОБРАЗЕЦ

CAMPAIGN – DISCUSSION MEETING

6 Other business

6th meeting

London, 16 June 2001

(9.30 am.)

Room 2

DRAFT AGENDA

1 Opening of the meeting by the Chair

2 Adoption of the agenda [document XX (2001)3]

3 Discussion of the main themes of the campaign

4 Exchange of views on the contribution of the IT LOGO NETWORK (ITLW) to the campaign [documents XX (2001) 3 and 4]

5 Date and place of the next meeting

2.8 Заданиe

1 Назовите особенности структуры англоязычной простой и памятной записки, различия в их написании.

2 Перечислите правила написания объявления (advertisement), открытки (card).

3 Какой должен быть формат факсимильного сообщения (fax messagе.); как составить электронное сообщение?(e-mail message)?

4 Как написать повестку дня, программу совещания, какие различии есть в их написании?

5 Составьте, используя образцы из подразделов 2.5, 2.6, 2.7, Приложения А, и напишите на английском языке: 1) повестку дня студенческого профсоюзного собрания; 2) программу студенческой научно-практической конференции по вашей специальности; 3) подтверждение на участие в конференции в виде электронного сообщения (e-mail message);

4) приглашение для участия студентов в экзаменах на получение международного сертификата IELTS, адресованное отделу международных программ университета, в формате факсимильного сообщения (fax messagе);

5) поздравительную рождественскую открытку другу или подруге по переписке.

2.9 Оформление конверта

В настоящее время в США и в Европе (включая Соединенное Королевство) существует единый стандарт оформления конвертов. Согласно этому стандарту информация располагается в строго определенном месте и в строго определенном порядке. Основной принцип этого расположения: от частного к общему, от индивидуума к стране. Представим общую схему оформления американского и европейского конверта.

Наполним эту схему содержанием.

Образец оформления конверта

Как видно из схемы и образца, в обоих адресах (отправителя и получателя) на английском языке вначале пишется фамилия, затем номер дома, улица, номер квартиры или апартаментов, город, страна.

Размещение адресов на конверте. На американском или европейском конверте адрес отправителя пишется в левом верхнем углу, а адрес получателя – почти посередине конверта, несколько справа и немного книзу. Иногда, правда (особенно в частных письмах), адрес отправителя пишется на обратной стороне конверта, но адрес получателя всегда на лицевой стороне правее от центра, немного книзу.

Почтовая служба США рассылает своим клиентам специальную памятку-схему:” How to Address Envelopes Completely and Correctly”, придавая большое значение правильному оформлению конверта. Соблюдение установленных правил обеспечивает быструю и точную доставку корреспонденции адресату. Следует строго придерживаться этой схемы оформления конверта, иначе ваше письмо возвратится к вам, пройдя весь круг обработки на почтовых машинах Европы и США.

Необходимо подчеркнуть, что информация, представленная на конверте, должна быть такой же, как и информация во внутреннем адресе, т. е. в самом письме.

Адрес получателя начинается с его полного имени и фамилии, перед которыми обязательно ставится одна из форм: Mr, Ms.

Далее следует указание на номер дома, название улицы, переулка и т.п. (Street, Avenue, Drive, Lane, Place, Road, Circle). При этом обычно указывается, где находится данная улица по отношению к странам света: N, S, W, Е (север, юг, запад, восток). Номер дома ставится перед названием улицы, затем следует номер квартиры или апартаментов (Apt., Suite). Например:

350 West Forty-Second Street, Apt. 10

85 N Gower Street, Apt. # 5

39 S Alexandra Road, Suite 8

В приведенных примерах отметим следующее. Слова Street, Apt., Suite (улица, квартира, апартаменты) чаще всего пишутся с заглавной буквы. Знак # обозначает 'номер' (правда, он может и не ставиться).

Далее в адресе следует название города, штата (чаще всего сокращенное) или графства – в Великобритании (тоже сокращенное).

Затем идет почтовый индекс (ZIP Code = Zone Improvement Plan). В США этот индекс состоит из пяти цифр, в Великобритании – из букв и цифр. За почтовым индексом в США может стоять еще один (местный) код, состоящий из четырех цифр. Наконец, следует название страны, которое может как-то выделяться или подчеркиваться. Например:

Как видно из примеров и как обычно принято в настоящее время, в конце строчек адреса запятые не ставятся, а весь адрес не оканчивается точкой. Кроме того, как уже было отмечено, названия штатов в США и графств в Великобритании часто обозначаются сокращенно (MI = Michigan; Hants = Hampshire). Почтовые индексы в США цифровые (76708-2642), а в Англии буквенные и цифровые (GU 31 4LN; WC2 ЗАВ).

Таким же образом оформляется и адрес отправителя, с той лишь разницей, что в нем, как правило, не ставится формы Mr., Ms. перед именем и фамилией отправителя.

Иногда в адресе получателя могут встретиться слова саrе of или сокращенно с/о, с.о ( до востребования). Эти слова означают, что письмо направляется конкретному лицу, однако или отправителю вообще неизвестен адрес этого лица, или это лицо временно находится не по своему адресу. Соответственно письмо направляется другому лицу или в организацию для передачи указанному лицу. Это может быть, например, отель, в котором остановился получатель письма, или его друзья и знакомые, которые могут передать письмо по назначению.